Comentario y análisis
Por Jennifer Matt
Invertir en software de impresión es acerca de la promesa de desarrollo; el uso de una herramienta de software de impresión presuntamente podría lograr un resultado de negocio deseado. El proceso de compra se convierte en la descripción de todas las cosas que la tecnología puede hacer por su negocio. Tomamos decisiones de inversión de software de impresión en esta nube de potencial y entusiasmo, porque en general hemos estado viviendo con los dolores de nuestro software de impresión antiguo o un sistema manual por un largo tiempo, así que estamos muy contentos de que el alivio esté en camino.
«Erróneamente creemos que la compra de software de impresión realmente generará los resultados de negocio que deseamos.»
Erróneamente creemos que la compra de software de impresión realmente generará los resultados de negocio que deseamos. Usted compró una herramienta necesaria tal como un martillo, sin embargo, usted está esperando la entrega de una casa completamente construida. Si usted está construyendo una casa, el martillo es una de las muchas herramientas combinadas con una visión arquitectónica, un plan de construcción, una gran cantidad de mano de obra calificada, y los costos adicionales no planificados de todo tipo, que finalmente acabarán con el resultado deseado de un nuevo hogar.
El software de impresión es una herramienta necesaria para conseguir los resultados del negocio. Los resultados de negocio reales sólo se logran cuando usted hace el resto de las inversiones requeridas alrededor de la herramienta. El plan arquitectónico de una casa es una visión del resultado final, para que un proyecto de software de impresión obtenga éxito tiene que tener una visión de los resultados del negocio que quiere lograr. Una visión no se debe confundir con un objetivo táctico.
Éstos son algunos de los objetivos tácticos que a menudo se pretenden que sea la visión; dejar de pagar el mantenimiento de nuestros viejos sistemas, dejar de tener que volver a introducir órdenes web en nuestros Print MIS, (Sistemas de la Información Gerencial) de impresión, la entrada en funcionamiento, obtener esta tienda de comercio electrónico única para este cliente, la capacidad de producir una estimación precisa, etc.
Cuando se utiliza la palabra visión, muchas personas se desconectan porque «la cuestión de la visión» se ha diluido por las declaraciones grandiosas en los pasillos con las águilas que vuelan en el fondo. Mi recomendación es que utilice dos formas de describir la visión de los proyectos de software de impresión que proporcionan el contexto para todos los participantes y ayudar a que todos sepan si van en la dirección correcta o no. La primera forma de comunicar la visión es lo que yo llamo «¿qué quieres ser capaz de decir?» Esta es una declaración que se hará en el futuro que describe lo que ahora se puede hacer o cómo ha cambiado su negocio, ya que ha llegado a los resultados deseados del proyecto.
Print MIS
«Ahora creo en los datos que están saliendo de nuestras Print MIS porque hemos hecho el trabajo duro de la creación de todos nuestros verdaderos costos. Yo solía saber intuitivamente que estábamos perdiendo dinero en algunos trabajos, ahora no tengo que confiar en mi intuición, los datos me indican y yo tomo las decisiones empresariales basadas en datos «-. Impresor Propietario
«Yo solía correr alrededor de la tienda preguntando a todos lo que estaba sucediendo con los trabajos de mi cliente, ahora basta con acceder a las nuevas Print MIS, y ver todo el estado del trabajo de mis clientes en una sola pantalla. Tengo mucho más tiempo para vender, mi aumento de las cifras de ventas recientes son prueba de que funciona. «- Representante de Ventas
Web-to-Print
«Yo solía necesitar a alguien para ordenar, ya sea por correo electrónico o por teléfono. Ahora puedo ordenar cuando es conveniente para mí y me da el estado proactivo en el trabajo. Yo prefiero ésta forma de ordenar los pedidos simples, y agradezco que haya alguien local para hablar cuando tengo preguntas u órdenes complejas en las que necesito ayuda. – Comprador de impresión
«Yo solía estimar cada trabajo que llegara a esta tienda. Yo estaba chocando desde el momento en que lo obtenía todos los días hasta la hora que lo dejaba – siempre se siente como si estuviera detrás. La entrada de pedidos Ahora que hemos segmentado entre servicio completo y autoservicio (web-to-print), puedo hacer las estimaciones complejas más rápido y con mayor precisión, de hecho creo que los representantes de ventas están vendiendo soluciones más complejas porque tengo más tiempo y consulto con ellos «-. Estimador
Estos son ejemplos; tienes que crear una visión de cómo podría ser diferente el trabajo de todos, cuando se logren los resultados de negocio deseados.
Colocando la nueva realidad en sus palabras, a través de una sentencia que sea relevante para ellos proporcionando «contexto», recorrerá un largo camino para ayudar a tener a todos a bordo en el proyecto. Usted tiene que comenzar con el final en mente. Como líder éste es su trabajo para imaginar una nueva realidad.
La visión es muy importante, si continuamos con la analogía de la construcción de una casa, frente a un proyecto de software de impresión. La mayoría de los proyectos de software de impresión se iniciaron sin visión / plan arquitectónico. Para los proyectos de impresión MIS, yo diría que el elemento número uno que falta es la base, las personas se sumergen en el programa y comienzan la «configuración de las cosas» como costos, códigos de actividad, datos de los clientes – que sería como tratar de instalar las puertas y ventanas en una casa antes de tener la base o marco.
Así que muchos sistemas MIS de impresión se implementan parcialmente, cojeando porque no había gran cuadro comprensión o visión para proporcionar orientación sobre el proyecto en general.
La segunda manera que me gusta para anclar la visión es determinar las medidas significativas usted medirá para saber si usted se está dirigiendo en la dirección correcta. Las medidas son como marcadores de milla en la carretera, nos indican si están caminando en la dirección correcta o no. Una vez que las personas tienen la visión final en mente, van a ocuparse trabajando, pero ¿cómo mantenerlo en el camino? Usted decide por adelantado lo que se debe medir para evaluar el progreso.
Para los proyectos MIS de impresión, he aquí algunos ejemplos de medidas. ¿Cuál es su promedio de tiempo de respuesta a una estimación (consulta a la entrega de nuevo al cliente)? Esto le indica sobre el volumen de las estimaciones que está haciendo, qué tan eficiente es el proceso, y potencialmente que tan complicados son sus trabajos. El Seguimiento de ésta medida tiene resultados importantes de negocios vinculados a ella; hay una gran cantidad de ventajas comerciales al reducir el tiempo que tarda en llegar a un cliente una estimación (los estudios han demostrado que aumenta su porcentaje de victorias). La varianza estimada del costo de trabajo es otro gran indicador para comenzar a medir. ¿Qué tan bueno es usted en la estimación del proceso de fabricación y cuán bueno es usted en la ejecución de ese plan? Esta medida también le recuerda (al día) que usted tiene que ir mejorando procesos para que sea más y más preciso.
Los proyectos Print MIS y Web-to-Print impactan toda su operación; debe pensar en algunos indicadores para realizar un seguimiento de todas las áreas funcionales de sus operaciones. Los ejemplos más comunes en web-to-print; cantidad total de usuarios únicos en sus tiendas, las tasas de conversión en sus tiendas (% de los visitantes a los compradores), el porcentaje total del ingreso de pedidos de autoservicio son todos buenos indicadores para el seguimiento de su progreso hacia su visión. También hay medidas de negocio globales que todo el mundo contribuye pero éste es importante para darle a cada área funcional una forma de relacionarse de cómo usted está pidiendo los cambios impactando los resultados de negocio específicos.
La compra de software de impresión es como comprar un martillo para construir una casa. Usted tiene muchas más inversiones para hacer a fin de lograr los resultados de negocio que usted desea. La historia de la visión o la contextualización de que el resultado final es la inversión más importante, sin que el equipo comience las puertas y ventanas del edificio antes de que haya una base vertida. Usted (como el propietario de la empresa) tiene que desempeñar el papel de arquitecto y líder.
Esta es la razón número uno por lo que los software de impresión proyectos van fuera de carriles, cada uno ama culpar al software – sobre todo porque el software es un blanco fácil. Cuando hay una visión clara del resultado final, el equipo de construcción no se cuelga con una característica que falta o un error, ellos encuentran la manera de llegar a la visión final, a pesar de las imperfecciones. Sin una visión, el equipo se descarrila fácilmente y entonces es sólo una obra de construcción de nunca acabar, a medio terminar, causando más interrupciones que beneficios, una gran cantidad de señalamientos / la culpa de las expectativas perdidas. Todo ello le cuesta tiempo y dinero.
Fuente: http://bit.ly/1r5Cqw1