Comentario y análisis Premium.

Por Jane Mugford

Uno de los mayores retos que he escuchado acerca de las impresoras es que luchan por encontrar la manera de obtener una comunicación eficaz entre web-to-print y los sistemas MIS. Con referencia a la comunicación entre web-to-print y el sistema MIS, hay diferentes componentes que se convierten en el éxito o el fracaso de una integración útil. En otras palabras, sólo porque los sistemas se pueden integrar, no significa que la integración le dé mucho beneficio.

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Los impresores mencionan querer sus sistemas web-to-print y MIS para que “hablen”, “comuniquen”, “integren”, “se automaticen”, y esto significa diferentes cosas para diferentes personas. En primer lugar, los sistemas tienen que ser capaces de integrarse. Esto significa que técnicamente se pueden configurar para pasar información hacia atrás y adelante.

Si usted está en el proceso de compra de un sistema web-to-print o Print MIS, es muy, muy importante que usted entienda tanto la capacidad de su proveedor de integrar y de su política de integración. Algunos proveedores tienen políticas muy abiertas, otras son más restrictivas al respecto. Usted necesita tener una imagen clara de cómo funciona. Usted no quiere enterarse de que su sistema MIS de impresión no se conectará fácilmente a un tercer sistema web-to-print después de comprar un tercer sistema de comunicación entre web-to-print y MIS. Suponiendo que usted puede técnicamente ‘conectar’ sus dos sistemas, que es un paso importante. Sin embargo, un montón de gente piensa que es el único paso racional para la comunicación entre sistemas. Esta falsa suposición hace que a la gente posteriormente se lee cree un gran dolor.

¿Que se podría definir como una integración de impresión web to print y MIS de gran valor? Una integración de alto valor es la que facilita la comunicación bidireccional entre sistemas en los que una impresora sólo necesita hacer referencia al sistema MIS de impresión para las especificaciones de trabajo para producir con precisión el trabajo. Para los clientes, alto valor significaría que, además de ordenar en cualquier momento, podrían hacer referencia al estado de la orden exacta, la información de envío y obtener la factura y los datos financieros ‘bajo demanda. Los dos sistemas se comunican como si fueran uno.

Entonces, ¿qué se requiere para lograr una integración de alto valor? Los cuatro pasos siguientes describen los elementos clave. Si bien no todos están ‘obligados’ a la integración web-to-print Print MIS, más pasos que se pueden realizar, cuanto mayor sea el valor realizado.

1) Integración Técnica
La integración técnica permitirá a su sistema web-to-print e impresión MIS intercambiar información. En el mundo actual, usted quiere asegurarse de que la integración es sentido bidireccional, que la información pueda ir y venir. El sistema que sólo puede insertar información de una manera verdaderamente está limitando su funcionalidad. Usted necesita asegurarse de que la siguiente información pueda ser intercambiada entre sistemas:
1. Orden de contactos e información de facturación
2. Especificaciones de Producción
3. Información del envío
4. Información del estado de tareas
5. Historial de pedidos

2) Demanda de Comunicación con el Cliente
Conozco a muchas personas que aún se encuentran en el campamento de “mis clientes que nunca van a querer ir en línea a la orden impresión, e incluso si lo hacen, todavía se van a querer llamarnos para las actualizaciones y conocer el estado del pedido”. Supongo que, hoy día y en esta época, la mayoría de la gente quiere la libertad de elegir cómo y cuándo se comunican con usted. La realidad es que la mayoría de las personas no quieren ir en línea para una gran cantidad de detalles “fáciles” que pueden conseguir mucho más rápido cogiendo el teléfono. La idea de tener que llamar a alguien para ver si su pedido ha sido enviado parece anticuada y no del todo eficiente. Ellos quieren ir en línea para hacer esto. Este tipo de servicio ya no se considera de vanguardia – es considerado estándar.

El sistema debe ser capaz de compartir el estado del trabajo con facilidad. Lo ideal sería que usted nunca quiera que su gente vaya al sistema web-to-print para actualizar el estado ahí. La forma en que se están poniendo al día el estado del trabajo en los MIS de impresión debería presionar automáticamente al sistema web-to-print.

Obviamente antes de iniciar Vitrinas, es necesario asegurarse de que sus procesos de producción están capturando sólidamente datos de seguimiento de trabajo. Si no está utilizando actualmente trabajo de seguimiento en su sistema MIS de impresión, el sistema web-to-print no tendrá ninguna información de estado para recibir y su equipo se verá obligado en el sistema web-to-print a actualizar y conocer el estado del pedido a menudo con carácter retroactivo.

No sólo la información del estado del trabajo “orgánico” recogido en los MIS de impresión proporciona información valiosa para el sistema web-to-print, tendrá enormes beneficios internamente por tiempo ahorrando llamadas telefónicas que llevan a “permítame devuelvo la llamada mientras obtengo una actualización “, como la RSC tiene que correr alrededor del edificio para localizar a un trabajo.

3) Especificaciones de empleo confiables
El hecho de que los sistemas puedan “hablar” no significa que realmente se comuniquen bien en lo que respecta a la información de producción. Con bastante frecuencia esto significa que mientras la orden pueda aterrizar en su MIS de impresión, usted todavía tiene que entrar a su sistema web-to-print para buscar información de trabajo para poder producir en realidad con las especificaciones correctas. El punto crítico aquí es que todos los componentes y variables que un cliente puede seleccionar en el sistema web-to-print deben asignarse con precisión a un atributo correspondiente en el sistema MIS de impresión. Su sistema web-to-print está completamente conectado a su MIS de impresión para que usted sepa que la orden puede hacerla a través de éste. Sin embargo, sin la asignación de todos los componentes entre los sistemas, los equipos de producción se quedarán con información muy limitada en la MIS de impresión.

A modo de ejemplo, ¿cómo la producción conocerá la acción específica a utilizar para producir esa tarjeta de presentación estándar con la cubierta brillante ‘chequeando en una orden de web-to-print? Para que sea más transparente para la producción, todos los atributos deben asignarse al sistema MIS de impresión. Sin los atributos que se asignan adecuadamente en la MIS print, los equipos de producción se verán obligados a buscar en la web-to-print la ficha de trabajo. Esto en sí mismo puede ser engorroso y requiere alguna traducción humana. Esto es a menudo un gran descuido. Las órdenes vienen encima con la nada a tierra así que en tierra en la MIS de impresión no tendrá especificaciones de producción.
Una vez que obtenga todos los componentes asignados entre los sistemas, los pedidos son bien recibidos en los MIS de impresión con especificaciones de producción utilizables y precisas.

4) la integración del flujo de trabajo
Si usted ha logrado pasos 1-3, usted ha recorrido un largo, largo camino y está más adelante que la mayoría de las impresores con sistemas MIS y web-to-print activos hoy. Dar el paso realmente innovador para conseguir su flujo de trabajo integrado es el nirvana de la implementación de la web-to-print y sistema MIS.
Si va a dar un paso hacia adelante, empujando esas órdenes a los sistemas de flujo de trabajo de producción sin intervención humana hay una gran cantidad de configuraciones más profundas y más complejas involucradas. ¿De dónde los sistemas de flujo de trabajo toman la lectura de la información de producción del sistema web-to-print o del sistema MIS de impresión? Este es un punto muy importante, ya que realmente define dónde y cómo las cosas deben configurar. A modo de ejemplo, si el sistema de flujo de trabajo tiene que leer información del corte y sangría de su sistema MIS de impresión, es necesario asegurarse de que todas las órdenes que provienen de su sistema web-to-print llenan esa información apropiada en su MIS de impresión.

Si su sistema de flujo de trabajo tiene que leer desde el sistema web-to-print, usted necesita asegurarse de que todos los productos estén debidamente y completamente configurados en el sistema web-to-print por lo que el sistema de flujo de trabajo cuenta con especificaciones adecuadas para trabajar. De cualquier manera, si el flujo de trabajo no se puede proporcionar con especificaciones adecuadas de forma automática, su sistema se llena de intervención manual para que los archivos se pueden producir correctamente. Un paso final aquí es ¿dónde y cómo acceder al sistema de flujo de trabajo de producción el archivo suministrado? Usted quiere que la tecnología sea capaz de saber automáticamente de dónde agarrar el archivo de producción.
Si usted puede conseguir todo el camino a través de los cuatro pasos que cosechará grandes beneficios. El resultado final se incrementará ganancias, costos reducidos, menos estrés, mejorar la calidad, sino una experiencia de atención al cliente enormemente mejorada. El cumplimiento de los cuatro pasos toma mucho esfuerzo inicial, planificación y ejecución, pero la recompensa es monumental en el mercado sumamente competitivo de hoy.

Fuente: http://bit.ly/1r36Oxr

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