La conversión de los valores del color en el procesamiento de documentos es un tema complejo. Los workflows existentes necesitan modificarse para encajar los ajustes necesarios de color o incluso definirlos por primera vez. Y es que no hay una solución única. Todos los métodos posibles tienen sus ventajas y desventajas, algo que deberá ponderarse constantemente.

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El color en el procesamiento de documentos está de moda. Cada vez más compañías reconocen el valor de una correspondencia ópticamente enriquecida y por consiguiente lo utilizan. Pero las expectativas del usuario no desempeñan el único papel. Existe un nuevo reconocimiento sobre que el color hace que el papel sea un producto de máxima calidad y vuelva a ser atractivo a la luz del flujo diario de mensajes electrónicos. En junio del 2012 el Informe “Caslon PDP Color Forecast” ya predijo que en el año 2026 más de 250 billones de páginas se imprimirán digitalmente y en color en Europa del Oeste, en comparación con los 25 billones del año 2014 (fuente: Canon). Gracias a tecnologías como la de inyección, la tinta es ahora mucho más asequible que hace algunos años, lo cual es otro factor que contribuye ciertamente a descender los costes. Sin olvidar que cuanto mayor sea el volumen de documentos mayor será la recompensa de la inversión en el color (economía de escala).

El panorama aparentemente es de color de rosa. Lo que en principio parece ser lucrativo puede no ser tan fácil de lograr. Todo aquel que trabaja con color en el procesamiento de documentos sabe que debe ser tratado con perfiles ICC. Sin embargo convertir los valores estandarizados del color según las especificaciones del Consorcio Internacional del Color en la práctica conlleva claramente un número de obstáculos. La cuestión principal que se plantea es ¿en qué punto del workflow debe ajustarse el color? Se hace necesario considerar la amplia gama de tipos de workflow, y en general, definir los workflows concretos para la gestión del color. Dentro de su agonía en la conversión, las empresas a menudo pasan por alto la extrema complejidad de este tema. El enfoque a menudo resulta ser torpe y demasiado caro si, por ejemplo, no tienen en cuenta adecuadamente la diversidad de los canales de salida o la falta de experiencia interna.

¿Dónde ajustar el color?

Por tanto, cada proyecto de color comienza con un análisis detallado de las estructuras de output management (OM) de la compañía. Éstas revelan si las necesidades del color se ajustan o no cuando el documento se crea previamente o hasta que ve su salida. Ambas opciones tienen ventajas y desventajas, aunque al final la decisión se basa en varios factores. Por ejemplo, el ajuste del color al tiempo que la creación del documento requiere un amplio know-how técnico en las diferentes opciones de salida de los documentos y diferentes espacios resultantes de color, RGB (para canales electrónicos de salida) y CYMK (para impresión).

Aquellos empleados que solían tratar exclusivamente con programas de formateo tienen que enfrentarse de repente con nuevas aplicaciones y sistemas. El conocimiento que se precisa para el ajuste del color durante la creación del documento frecuentemente es rudimentario o insuficiente, por lo que se necesita una exhaustiva formación. El conocimiento básico es un deber: ¿Cómo se tomaron las medidas del color en primer lugar? ¿En qué se basan los perfiles ICC? ¿Qué son los espacios de color dependientes del dispositivo? Sin el conocimiento necesario los proyectos están más o menos condenados al fracaso.

Otra desventaja radica en que todo cambio (añadir nuevos canales y dispositivos de salida) y cualquier error en la salida significa hacer correcciones en la creación del documento. Por otro lado, este método tiene una mayor ventaja. El color sólo necesita ser ajustado una sola vez y continuar con los valores del color durante todo el proceso – desde el formateo y la indexación hasta la conversión y salida. Esto asegura un flujo de trabajo elegante y transparente.

El rojo no es exactamente rojo

Por supuesto que puede ajustarse el color durante el proceso de un documento real, por ejemplo entre la creación y la salida. La ventaja aquí radica en que no se necesitan intervenciones adicionales de color aguas abajo. Sin embargo deben tenerse en cuenta todos los futuros canales de salida. El reto: cuantos más canales de salida haya, mayor será la complejidad del ajuste del color y más cara la configuración.

Finalmente, la gestión del color se puede posponer hasta la salida. Ajustar el espacio de color de acuerdo con los perfiles ICC utilizados para los dispositivos de salida sería bastante simple. La ventaja aquí está en que los cambios hechos en la salida no tendrían que impactar en la creación, el formateo, la conversión, indexación, bundling, etc. Por consiguiente, los empleados encargados de la distribución no necesitan ningún conocimiento de los procesos aguas arriba y las aplicaciones. Por otro lado, los perfiles ICC de los dispositivos de salida son del fabricante y específicos del dispositivo, lo cual puede conducir a diferentes resultados del color. En otras palabras, que un documento realmente salga en el color deseado no depende solamente de los sistemas de software que participan, sino también de los dispositivos de salida.

Primero analizar las estructuras, después el color

No hay una solución única a la hora de ajustar el color: Es algo que es y seguirá siendo una decisión que se adoptará caso por caso, dependiendo de las ventajas y desventajas. Si se desea gestionar un color uniforme para todos los canales de salida, entonces, se debe hacer en el procesamiento de documentos, especialmente si los canales cambian a menudo o se añaden otros nuevos, debido a que se pueden integrar rápidamente utilizando esta estrategia. No existen más definiciones necesarias con respecto al color para los canales de salida adicionales.

Las estructuras de procesamiento de documentos también juegan un papel en este método. Si la creación y la salida están separados el uno del otro y la empresa cuenta con diferentes sistemas de creación de documentos (como resultado de fusiones o adquisiciones por poner un ejemplo), la primera cuestión a resolver es si se debe separar la creación de la entrega. Puede ser que sea factible capturar toda la correspondencia pendiente de la empresa en un punto central y luego prepararla para la salida. El ajuste de color se podría hacer allí. Naturalmente sería necesario establecer flujos de trabajo adecuados.

Por otro lado, si la centralización no es el procedimiento preferido, entonces la creación del documento sigue siendo el único punto de ajuste de color. Sin embargo el problema aquí es que los sistemas necesitan que el convertidor de color cumpla con la normativa. Habitualmente surgen problemas concretamente con colores especiales y de realce definidos por nombre (Pantone, HKS) en lugar de por valores. En la práctica, es normal que se requieren grandes pruebas, incluso reemplazar de nuevo los dispositivos de salida seleccionados.

¿La gestión del color debe ser externalizada?

Debido a que lleva tiempo adquirir la experiencia necesaria, una compañía puede externalizar sus procesos documentales y de salida junto con la gestión del color. Parece fácil, pero muchas veces es más caro ya que el know-how tiene un precio. Sin embargo el outsourcing es rentable a partir de volúmenes de documentos de 50.000 páginas o más al mes.

El hecho es que muchas empresas se ocupan de la cuestión pero se concentran en los colores de realce. Intentan evitar la impresión a todo color debido a que no solo es caro sino también difícil de implementar. Puede ser fácil producir color de calidad pero en última instancia es problemático durante la conversión del color. No es sencillo llegar al “full color”. La precisión en el color aún está en su infancia.

Fuente: http://www.compart.com/

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