De acuerdo a la Directiva Presidencial 04 de 2012, que hace parte de la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, el Gobierno de Colombia busca elevar los estándares de eficiencia del sector público, ahorro en el uso de recursos y favorabilidad con el medio ambiente, con la reducción de procesos de impresión en sus organizaciones.

Las entidades públicas de este país, tienen que iniciar la implementación de esta normativa a comienzos del 2013. En el mes de abril las comunicaciones y memorandos internos podrán hacerse única y exclusivamente en soportes digitales, como correos electrónicos, intranet u otros sistemas similares.

Este desafío, que ahora está respaldado con la “Directiva Presidencial implica no solo un incentivo a la implementación de documentos electrónicos, también implica un cambio de mentalidad y procesos dentro de las empresas, propósito que muchas de las organizaciones y entidades colombianas están resolviendo a través de la gestión documental.

Cuando las compañías asumen el reto pueden sentirse abrumadas por el cumplimiento de la Política. Para evitarlo, deben enfocarse en que el cambio de los procesos de manejo de la información traerá múltiples beneficios y eso es algo que solo se puede conseguir con la ayuda de un aliado con la suficiente trayectoria en el manejo de este tipo de requerimientos”, explica Robisson Ruiz, Gerente general de Delcop Colombia.

La implementación de un proceso de gestión documental en una organización le permite encontrar información 80% más rápido, ahorrar en gastos administrativos hasta en un 50%, optimizar los tiempos de respuesta de días a minutos, reducir el uso de papel y energía a la mitad y eliminar casi que completamente el riesgo de pérdida de datos”, añade el Gerente general de Delcop Colombia, empresa que tiene la representación exclusiva de Xerox en Colombia, una de las compañías con más experiencia en procesos de soporte e implementación de gestión documental en el mundo.

Es importante que las entidades colombianas encuentren ese aliado estratégico que les ofrezca asesoría y soporte profesional, de la mano con productos de última tecnología y una sólida representación en el país, así como altos estándares de servicio al cliente. Es decir, que se trate de un prestador de servicios en gestión documental que esté en capacidad de brindar todo un paquete de soluciones adecuado para cada empresa.

Imprescindible mirar trayectoria y reconocimiento de las empresas, que estén bien calificadas por las empresas analistas del sector, los cuadrantes de Gartner o análisis similares. En materia tecnológica los aliados deben proveer equipos multifuncionales con aplicaciones escalables a cualquier flujo documental, software de captura para digitalización de documentos y programas que trabajan con el concepto de servidor para brindar seguridad a la información confidencial.

Para Iván Rodríguez, Gerente de Producto para DELCOP “Es cierto que parece mucho, pero justamente por eso es que existen empresas especializadas en gestión documental.

Lo importante es que las entidades colombianas, muchas de las cuales se empiezan a sentir presionadas por el tiempo, conozcan y entiendan que no están solas y que pueden recurrir a aliados que les facilitarán la vida y les permitirán dedicarse a lo que tienen que dedicarse”.

Fuente: http://www.graficosdehoy.com/content/cero-papel-nuevas-pol-ticas-de-entidades-colombianas-para-el-manejo-de-documentos?utm_source=ssennewsletter&utm_medium=ssennewsletter&utm_campaign=ssennewsletter#.UMc8NKksAty

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