Por Barb Pellow

Publicado: 24 de enero 2013

Con los años, InfoTrends  ha enfocado una cantidad considerable de atención en el costo total de las comunicaciones empresariales. Realizada en el año 2001, nuestra investigación hito inicial titulado El verdadero costo de las comunicaciones empresariales, revelaron que por cada US$ 1 gastado en la impresión, otros US$ 6 se destinaron a las actividades no relacionadas con los impresos necesarios para producir un determinado documento. En aquel entonces, las tecnologías de impresión digital a la carta se encontraban todavía en las primeras etapas de adopción, pero el uso de las tecnología digital se ha convertido en un lugar común, en la mayoría de los entornos de producción de impresión.

Muchas cosas han cambiado desde 2001. La impresión bajo demanda  y las tecnologías digitales se han convertido en una realidad de mercado. El concepto de impresión bajo demanda permite tirajes cortos y personalizados, reduciendo considerablemente o incluso eliminando la necesidad de inventario. la impresión bajo demanda también permite actualizaciones, modificaciones y revisiones sobre la marcha. Sin embargo, nuestra investigación en curso con los compradores de impresión muestra sistemáticamente, que basados en el diseño de documentos y los procesos internos de aprobación siguen siendo mano de obra. Las empresas más pequeñas también informan que la especificación de trabajo, la administración de inventario y la gestión de trabajos de impresión consume una cantidad significativa de tiempo y trabajo.

Las aplicaciones para la contratación electrónica de impresión (web-to-print), agilizan el proceso de envío de documentos; simplifican el seguimiento de pedidos, y también pueden proporcionar un diseño en línea y capacidades de redacción. Algunas de las más avanzadas herramientas Web-to-print están estrechamente integradas con el back-end, sistemas de flujo de trabajo producción de de los proveedores de servicios de impresión para operar de manera más eficiente. Las herramientas Web-to-print, juntas con las últimas tecnologías de impresión digital, se han convertido en un estándar entre los proveedores exitosos de servicios de impresión.

Durante el cuarto trimestre de 2012, InfoTrends publicó su investigación más reciente sobre el verdadero costo de las comunicaciones empresariales. Este informe examina el ciclo de vida del documento completo para una serie de diferentes aplicaciones, incluyendo manuales, folletos, hojas de venta, y presentaciones. No es ninguna sorpresa que el costo real de los documentos se materializa en el tiempo, los recursos y el dinero gastado en el procesamiento de documentos, incluyendo la edición, el diseño, el control de revisiones, ordenar, imprimir, distribuir, almacenar y obsolescencia de inventarios.

Para cada tipo de documento, asumimos una serie de características en cuanto a los procesos creativos y editoriales, así como el transporte, el almacenamiento archivo y distribución. Estos supuestos se derivan de la información con los clientes finales y los propietarios de documentos, así como los precios al por menor en línea y la información sobre contratos de precios de los proveedores de servicios de impresión.

Entre todos los tipos de trabajos de impresión, el porcentaje de los costos totales que se atribuyen a la impresión y servicios relacionados en general es muy bajo para las cantidades pequeñas, pero crece a medida que aumentan las cantidades. Los costos no impresos, aparte de la gestión de proyectos y gastos de envío, son esencialmente fijos. Procesos tales como la edición, la composición y el diseño de un documento son más fuertes hasta que el documento se imprime.

El mensaje sencillo

No ha cambiado mucho con el tiempo cuando las empresas buscan en el costo real de las comunicaciones empresariales. Excluyendo la obsolescencia, la siguiente tabla muestra los costos asociados a la producción y distribución de documentos. La impresión comprende aproximadamente 35% del costo total. Cuando se agrega en un factor de 10% -20% por obsolescencia, esto significa que por cada dólar gastado en comunicaciones empresariales, otros US$ 6 se gastan en el proceso.

Tabla 1: Costo Total de Comunicación Empresarial – Un desglose de los costos de impresión y no impresos

El estudio de InfoTrends en el 2012 también exploró las aplicaciones específicas y longitudes típicas bajo demanda en el mundo actual. Por ejemplo, los manuales se utilizan comúnmente en la formación, o como parte de la documentación del producto. Como se muestra en la siguiente figura, los costos relacionados con los no impresos superan los costos relacionados con la impresión para tirajes de hasta 500. Los manuales tienden a estar asociados con tirajes de impresión más bajos, por lo general entre 1 y 25 piezas terminadas. Es común que las aulas de formación tengan entre 10 y 25 estudiantes. Si consideramos un tiraje de 25 será una cantidad de impresiones promedio, los gastos no impresos para crear estos documentos representan el 97% de los costos totales.

Figura 1: costos de distribución de impresos y no impresos – Manuales

Las Verdaderas Noticias

Desde la perspectiva del propietario del documento, el proceso de producción de impresión incluye actividades específicas. Éstas están relacionadas con el tiempo y el costo del trabajo de hacer el pedido, la aprobación de los trabajos, y la incorporación de los documentos impresos en un conjunto empaquetado de artículos para ser entregados a los destinatarios. La Tabla 2 proporciona una comparación de algunas de estas tareas específicas, incluyendo entrada ordenes, las pruebas, la comunicación con el proveedor de impresión, y los procesos de impresión, embalajes y post-producción. El tiempo dedicado a todas estas tareas varía según el tipo de proveedor de servicios (por ejemplo, el proveedor de servicio en planta interna con una  producción tradicional de ladrillos y mortero , el proveedor de servicios de impresión en línea).

Tabla 2: Costos de actividades detalladas

Estos costos fueron establecidos, haciendo los siguientes supuestos:

* El costo por minuto de $ 0,541 para el trabajador con un conocimiento promedio, que se traduce en un salario anual de 67.625 dólares, además de los beneficios.

* El costo promedio de 25 conjuntos de documentos impresos derivados de los datos de los trabajos de fijación de precios que hemos recogido. Se aplicó el mismo precio por el trabajo, independientemente de quién lo estaba imprimiendo para eliminar cualquier debate sobre los precios.

* Una mayor tasa de adopción de la tecnología permitió la automatización entre  impresora e Internet (online), cada vez con  menores tasas de adopción de tecnología entre las impresoras tradicionales / convencionales y en planta interna con un centro de producción de impresión.

* Una impresora Internet en línea tiene un negocio que es principalmente, si no exclusivamente, en línea.

* Cálculos en tiempo pasado, son estimaciones basadas en procesos reales que hemos sido testigos en los distintos tipos de proveedores de servicios de impresión.

La línea de base

Independientemente de si alguien está imprimiendo un solo documento o más de mil piezas, los costos asociados con las actividades y servicios relacionados con los no impresos son significativos. Los compradores de impresión y propietarios de documentos deben ser conscientes de la magnitud de estos gastos al momento de elegir sus proveedores de servicios de impresión. Los compradores de impresión de todo tipo están buscando proveedores de servicios que ofrecen soluciones y servicios que pueden reducir la cantidad de tiempo dedicado a las actividades de producción de documentos (por ejemplo, el diseño gráfico, composición), gestión de proyectos, la ordenación y la gestión de pedidos, y la estimación y o cotización del trabajo.

Los proveedores de servicios que van a ganar durante 2013 serán aquellos que son los más rentables para los clientes. Estos proveedores ofrecen servicios con herramientas Web, que puedan ayudar a los clientes a reducir el tiempo empleado en el ciclo de vida del documentos. Los compradores de hoy y los dueños de impresión de documentos están optando por los proveedores de servicios de impresión sobre la base de estos criterios, ¿cómo se evalúa usted?

Fuente: Traducido y publicado en www.grafix.com.co con autorizacion de http://whattheythink.com

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