El mundo del output management se encuentra en pleno proceso de cambio. ¿Por qué? Porque los destinatarios no solamente miran en su buzón si no también en sus smartphones. Esto tiene consecuencias. En el futuro, el proceso de producción se centrará en el contenido, no en páginas. Una cosa es segura: el output management deberá alinearse más estrechamente con las preferencias de los receptores.
Harald Grumser, CEO de Compart.
El factor humano se ha convertido en mucho más importante. Esto hace que el output management gire su mirada y haga que la producción sea más compleja, debido a que los metadatos tienen mayor importancia en todas las fases del proceso de salida. Harald Grumser, CEO deCompart, nos habla en esta entrevista sobre los retos del output management hoy y en el futuro.
Hasta ahora, los flujos de trabajo de producción han sido lineales, una trayectoria unidimensional de datos en bruto procesados por lotes o para creación de correspondencia hasta su entrega. Incluso el envío electrónico en PDF ha cambiado poco en ese sentido. Sin embargo, los sistemas móviles han aportado otros canales de comunicación. ¿Cuáles son los cambios fundamentales que se necesitan?
A tenor de los expertos, se están desarrollando tres factores decisivos que serán los pilares del futuro en la recepción de documentos: los smartphones, internet y las aplicaciones móviles. Es por eso que el Output Management se encuentra en la actualidad cambiando hacia los nuevos canales que se imponen como consecuencia de la evolución tecnológica.
¿Eso significa que queda fuera el formato de procesamiento predefinido y rígido? ¿Qué consideraciones implica?
La tendencia se dirige hacia una mayor flexibilidad en los formatos de salida, independientemente del canal. Sin embargo, el punto fundamental entre canal digital y analógico se basa en establecer un punto centralizado y multicanal de salida para dar respuesta a esa flexibilidad y consecución del documento en cualquier momento y lugar.
El formato PDF ya contiene metadatos para su presentación e impresión. ¿No es en sí suficiente?
El tema principal no es tanto el formato como el tamaño. El problema actual con la mayoría de los sistemas y herramientas de composición de documentos es que asumen el formato A4, que está diseñado para los canales tanto de impresión como archivo, pero es muy poco adecuado para los nuevos medios digitales. En lugar de proporcionar páginas completas, sería mejor entregar los datos en formato XML.
Entonces, la pregunta sería ¿cómo crear formatos que se adapten a todos los canales?
Efectivamente. La respuesta está a través de sun sistema centralizado multicanal de salida. Hoy en día, debemos estar más cerca de la «fuente», de donde se originan los documentos para poder realizar una distribución adecuada a los requerimientos. Por ello se hace indispensable la multicanalidad. La posibilidad de poder usar una amplia gama de canales proporciona comodidad y eficiencia. ¿Por qué? Con el sistema de output management como eje central, pueden añadirse nuevos canales de comunicación en cualquier momento, incluso podemos usar las redes sociales.
¿Eso significa el final del PDF en el output management?
No. Por ejemplo, el formato PDF/UA (Universal Accessibility) juega un importante papel en este entorno. Y aún mejor, se basa en formato HTML5, el lenguaje de marcado basado en texto que ya está marcando la pauta en las plataformas móviles. Y no es de extrañar: el contenido HTML5 puede ser procesado fácilmente por cualquier canal de salida electrónica, ya sea un teléfono inteligente o un sitio Web. Y, además, el documento todavía se puede imprimir si así se desea. También es posible la conversión de archivos PDF a cualquier tamaño de página.
¿Qué significa el formato PDF/UA para el sector privado?
PDF/UA afecta al sector privado. Es sólo una cuestión de tiempo antes de que la primera compañía de seguros sea demandada por no proporcionar documentos de accesibilidad universal. Sin embargo, reducir el debate de si el PDF/UA al mero tema de las deficiencias visuales sería un error pues el formato PDF/UA tiene un enorme potencial. El objetivo general es hacer que los documentos sean más inteligentes y darles todas las formas de recepción y presentación. Si guardamos la estructura, el lenguaje, etc. de un documento en forma de metadatos, como exige PDF/UA, se puede hacer mucho más con ese documento, al igual que realizar una búsqueda de texto completo más allá de los límites de la página.
¿Cómo ve las comunicaciones electrónicas individuales en el entorno empresarial? Desde hace tiempo el email ha remplazado a la clásica carta de negocios. El secure email – como De-Mail, E-Postbrief, Regify u otros – todavía no están normalizados.
La comunicación electrónica tiene que ser confidencial, vinculante y legalmente conforme. En Alemania, por ejemplo, la legislación ha puesto el listón bastante alto, que no es exactamente fomentar la aceptación en la comunidad empresarial y del usuario. Países como Dinamarca (con eBoks) y España (con Metaposta) han hecho grandes progresos. El intercambio del correo postal electrónico será legalmente vinculante aquí. Es realmente cuestión de tiempo, saber que efectivamente será así y no cómo. Algún sistema prevalecerá al final; saber cuál de ellos es algo más difícil de decir. Lo que sí está claro es que no habrá futuro sin intercambio electrónico de documentos.
Si bien no van a sustituir totalmente a los documentos impresos, tarde o temprano, los canales de distribución electrónicos seguramente reducirán drásticamente el volumen de documentos impresos. ¿Cómo ve este desarrollo?
De hecho, el volumen de los documentos físicos no ha caído tan drásticamente como se había pensado, pero el ratio está cambiando definitivamente. Cada vez más, los documentos transaccionales serán enviados electrónicamente, a través de portales, dispositivos móviles y correo electrónico, mientras que los mailings de marketing continuarán siendo enviados en formato papel. Esto es debido a que la impresión en color se ha vuelto menos cara y las economías de escala lo aplican en grandes volumenes de documentos.
Entonces, ¿es optimista en cuanto a la impresión se refiere?
La impresión de documentos no será superflua. En medio de la avalancha de comunicaciones electrónicas, es más probable que sea aún más atractivo, por ejemplo, los documentos especialmente valiosos como los catálogos y documentos confidenciales de la empresa. Como tampoco los medios digitales han reemplazado a las vallas publicitarias. Los carteles son un medio importante de publicidad en una intersección muy transitada. Por eso el documento en papel tampoco desaparecerá.
Si el papel se convierte en un producto “premium“ y la distribución de documentos o las comunicaciones digitales al cliente aumentan a través de los canales electrónicos, ¿qué significará para los proveedores de servicios de impresión?
El potencial de los productos impresos con contenido de primera calidad y gráficos es enorme, y crecerá como contrapartida de los documentos electrónicos. Incluso las generaciones que han crecido con Internet y el teléfono inteligente aceptarán los productos de papel si estos ofrecen un valor añadido que el contenido electrónico no puede ofrecer. En particular, los mailings, están siendo más personalizados y deberán tener gran calidad al tacto y un valor visual.
Los proveedores de servicios de impresión que tendrán éxito serán aquellos capaces de dominar ambos mundos, el electrónico y el físico. Los que están en peligro son los que manejan sólo uno u otro.
En output management, los departamentos especializados se han convertido en esenciales, lo cual es comprensible. Sin embargo, y como consecuencia, muchas empresas terminan usando diferentes aplicaciones y procesos para los documentos que generan. ¿Cuáles cree que son las posibilidades de una plataforma completamente nueva para sustituir a las soluciones aisladas?
Los editores de páginas de composición sueñan con remplazar esta estructura heterogénea. Cumplir este sueño seguirá siendo una ilusión previsiblemente en un futuro. El reto de hoy realmente está más en conectar las aplicaciones de legado para la creación de documentos con los workflows de salida. Ninguna compañía hoy puede permitirse revisar completamente absolutamente todo el proceso documental.
Como proveedor de plataformas output, ¿qué ofrece Compart a aquellas empresas que quieran consolidar sus aplicaciones?
El reto ahora mismo está en integrar todos los documentos de una compañía, sin importar cómo o dónde fueron generados, en un procesamiento central de documentos. Tanto la impresión como la entrega electrónica tienen su sitio. Tampoco las aplicaciones de legado de una empresa van a desaparecer tan fácilmente.
Fuente: http://bit.ly/1whoYcu