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Flujo de trabajo es un término ambiguo. El sufijo abarca palabras tales como negocios, documentos, y producción; incorpora la esencia de los procedimientos diarios de una organización en uno o varios procesos de una pieza. En entornos de impresión, el flujo de trabajo es una herramienta fundamental para la rentabilidad. Los sistemas de gestión de información de imprenta (MIS) están asociados con la gestión empresarial de flujo de trabajo de una tienda, pero este papel se está desarrollando continuamente.
Un flujo de trabajo de impresión aparece en dos categorías principales pero separadas, la línea administrativa y la línea de producción. A menudo, las imprentas emplean una o ambas soluciones para ayudar a la gestión de información, incluyendo estimación, facturación, inventario y envío; así como la producción, tales como el diseño, composición, gestión de datos, gestión de impresión y acabado. Hoy en día, estas funciones con frecuencia se integran en un intento de presentar un sistema totalmente automatizado, de extremo a extremo de flujo de trabajo.
Los proveedores de MIS para las imprentas están a la vanguardia de esta transición. Muchas soluciones ofrecen una respiro completo de funcionalidad. Estos complejos sistemas de gestión se han diseñado con módulos para automatizar tareas en todos los ámbitos, en particular de responder a las necesidades de una variedad de especialidades de la imprenta.
Eric Wold, Vicepresidente de Datatech SmartSoft, considera tres niveles de flujo de trabajo de imprenta —soluciones independientes, conectados de varias piezas, y completos. Aquellos que buscan invertir en un MIS de imprenta o en una solución de flujo de trabajo de producción, son sabios para considerar todos los aspectos de las operaciones, debido a que determinan cuál es el más adecuado para la organización.
Stephen McWilliam, Vicepresidente Ejecutivo de Avanti, divide los flujos de trabajo de imprenta en dos categorías distinguidas, flujo de trabajo de gestión de producción y gestión empresarial. «La diferencia clave entre estos dos flujos de trabajo, es la capacidad para recibir el pago», comenta él. Si bien no se puede cobrar a los clientes para armar un presupuesto o factura, usted todavía tiene que realizar esas tareas. «En el contexto de la producción ajustada, estas tareas son consideradas de no-valor agregado y necesitan ser racionalizadas, o, idealmente, automatizadas», explica.
La migración de contenido es un reto que debe abordarse desde el principio, toca casi todos los aspectos del flujo de trabajo dentro de una organización. Los proveedores de servicios de impresión sin experiencia previa con un MIS o con un plan de recursos empresariales (ERP), se ven encaminados a esbozar las primeras operaciones de negocio para determinar qué procesos deben estar conectados y cómo. La actualización y sustitución de mayores funciones de flujo de trabajo, requieren una atención a las normas y al desarrollo de un plan de integración. «Uno de los retos clave que la mayoría de imprentas enfrenta, es el intercambio de datos entre los dos flujos de trabajo. Proveedores de MIS de Imprenta, como Avanti, desempeñan un papel clave en la eliminación de este desafío», dice McWilliam.
La Estructura de Precios Desde soluciones de imprenta enfocadas al flujo de trabajo, cubren una amplia gama de funcionalidad, costos de inversión inicial y en curso, son muy variadas. El precio se determina en función del número de licencias, módulos, y el nivel de mantenimiento. Los costos varían según el proveedor y se relacionan con la complejidad de la solución.
Wold explica que el costo aproximado para la aplicación y el mantenimiento del flujo de trabajo es difícil de generalizar, pero que se aborda en trozos o de forma integral. Con un enfoque fragmentado, las organizaciones de imprenta adquieren herramientas diferentes con el tiempo, contratando desarrolladores para encadenar y juntar los procesos. «Ellos drásticamente subestiman los costos de mano de obra suave y programación a medida, el mantenimiento a largo plazo y los costos de oportunidad porque se centran en la creación de un flujo de trabajo en lugar de crear soluciones centradas en el cliente», advierte. Es importante tener en cuenta el tiempo que se tarda en recibir el flujo de trabajo concebido en ejecución y producir un retorno de la inversión.
La solución SmartSoft’s PressWise consiste en un sistema integral que ofrece un MIS con todo, en lugar de un flujo de trabajo. Los costes del sistema están alrededor de $ 3.000 a $ 5.000 por adelantado, más $ 595 a $ 1.695 al mes. «Una imprenta tratando de crear un flujo de trabajo equivalente por sí misma, podría estar ante una inversión superior a $ 250.000,» estima Wold.
Jim Drisler, Gerente nacional de ventas de CRC Information Systems, explica que la clave del éxito en tiempos económicos difíciles es una estructura de precios adaptados a las necesidades específicas del cliente. El núcleo en la producción de CRC es ser escalable de tal modo que se pueda satisfacer las necesidades únicas de los clientes.
Prisma ofrece Prisma WIN, un completo, integrado y configurable MIS, así como Prisma QTMS, un sistema de producción integral de gestión automatizada para la base principal de recolección de datos de compra. Las soluciones tienen un precio según sus módulos y licencias de usuario. «Los costos del software comienzan a partir de $ 80.000, más la aplicación», dice Tim Daisy, director de marketing global de Prisma. El mantenimiento anual y apoyo, que incluye actualizaciones de productos, es un cargo adicional.
El costo para implementar un flujo de trabajo inteligente y automatizado varía considerablemente dependiendo de las herramientas que ya posee una imprenta y de la capacidad de las herramientas para participar en un flujo de trabajo de re-ingeniería, explica Gerald Walsh, director de desarrollo de mercadeo de EFI Advanced Professional Print Software. «Una solución básica de Web-to-print (W2P), por ejemplo, puede proporcionar una buena presencia en Internet para un negocio, pero si no está conectado a un sistema de gestión que pueda aumentar la carga de trabajo, se puede dar campo a retrasos y errores, «, Añade Gerald.
Debido al rápido ritmo que posee un entorno natural de imprenta, la automatización es fundamental para obtener ganancias. Flujos de trabajo implementados de extremo a extremo, ayudan a la imprenta a mejorar su capacidad de competencia.
La Era de la Comunicación La comunicación de dispositvos es indispensable para cumplir el objetivo de automatización completa, un entorno de imprenta utópica que permite la máxima eficiencia mediante la eliminación de puntos de contacto humano siempre que sea posible. El desarrollo de un lenguaje común es importante para este fin. Job Definition Format (JDF) es un estándar, utilizado para interconectar maquinaria y flujos de trabajo de información para aumentar la velocidad de producción y aumentar la flexibilidad de la producción impresa.
Muchos dispositivos de producción están equipados con sistemas informáticos integrados y software para apoyar la operación del equipo. «Si podemos aprovechar esta potencia de cálculo para impulsar el trabajo hacia y desde esa máquina vamos a ver mejoras en la productividad y el rendimiento», dice EFI Walsh.
Los sistemas de gestión de información (MIS) para Imprentas, juegan un papel importante en el éxito de un flujo de trabajo de extremo a extremo, ya que se puede desarrollar un plan y establecer su programación. La información enviada desde y hacia MIS y a los sistemas de producción permite tomar decisiones inteligentes. «Con la prensa digital y las tiradas más cortas, es imprescindible que la información del trabajo sea enviada directamente desde el MIS hacia el sistema de producción a fin de que las especificaciones de un trabajo correcto se entreguen rápidamente sin errores», dice Daisy Prism.
Wold Datatech argumenta que si bien son útiles, la comunicación del dispositivo no es sin embargo esencial. Si bien tiene un lugar en el futuro, las empresas pueden experimentar la ineficiencia que se evidencia en las ganancias. Señala el lenguaje de marcado extensible para comercio, o protocolo cXML (commerce eXtensible Markup Language) como una alternativa a JDF.
Círculo Completo Comunicación, integración y automatización son fundamentales para el sustento de una operación de imprenta, especialmente a medida que se ejecutan se hacen más pequeños y más frecuentes. El MIS de imprenta sigue evolucionando desde un silo de información administrativa en una solución integrada que incorpora W2P y gestión de producción. Estándares como JDF y cXML proporcionan una plataforma abierta de integración para mejorar aún más la productividad.
Al considerar el flujo de trabajo, es importante sopesar todos los aspectos incluyendo el tipo de solución que sea mejor para ahora y para el futuro. La migración y la formación se examinarán inicialmente, ya que estos sistemas están diseñados para ser el núcleo de una variedad de procesos, es decir, que afectan a todos. Recuerde que las etiquetas de precio general, en la delantera puede traducirse en un retorno más rápido. Los sistemas propietarios son también una opción, pero es importante tener en cuenta los costos leves y el personal de mantenimiento continuo.
Flujo de trabajo es un concepto vago de diseño, ya que cada organización tiene diferentes necesidades y expectativas. Como una columna vertebral a la rentabilidad y la productividad, es un concepto que no puede ser ignorado. Los sistemas de gestión de información para imprenta sirven como una parte integral de las operaciones, así como el papel de las soluciones de flujo de trabajo de producción, que se discute en profundidad en la edición de julio y agosto. dps
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