Optimización del Almacenamiento para los Documentos Electrónicos

Es indudable que las empresas de hoy en día y organizaciones de cualquier índole sectorial están ofreciendo documentos en formato electrónico tanto a clientes como en sus comunicaciones internas. Los nuevos canales de salida, como son los dispositivos móviles y los envíos electrónicos postales, requieren de un almacenamiento en sistemas de archivo inteligente precisamente para que sean enviados o actualizados en el formato adecuado en cada momento.

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Un fenómeno que todavía se observa en muchas organizaciones es que los documentos electrónicos que pueden ser leídos y procesados de forma automática, primero se imprimen y luego se redigitalizan en ficheros TIF o JPG, pues los píxeles se crean a partir del contenido. En otras palabras, los elementos de su composición inicialmente se encriptan para posteriormente traducirse a formato legible a través del reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Es un procedimiento complicado y superfluo, en el que se puede perder información importante para los procesos posteriores como el almacenamiento.

Es por eso que para optimizar su archivado, mucho mejor sería poder crear documentos digitales desde el mismo principio, con el fin de convertirse así en documentos que puedan ofrecer mucho más que la mera impresión. La capacidad multicanal garantiza un mayor realismo del nuevo entorno donde –como señalábamos- los métodos de entrega han aumentado considerablemente en los últimos años. Todavía se pierden importantes datos estructurales en el camino de salida, independientemente del canal, algo que ya no podemos permitirnos en los tiempos actuales.

Por tanto, un sistema de output management también lo debe ser de archivo y es el más idóneo para su gestión. Lejos han quedado los días en que los documentos sólo se imprimían, y en el mejor de los casos, podían enviarse a través de email. Hoy los documentos han asumido el rol de “recipientes de información” que permiten a los usuarios realizar diferentes acciones que van mucho más allá de su generación y envío: pueden realizar procesos como la búsqueda de datos, transacciones o disposiciones de archivo histórico y códigos de control para optimizar el coste de mailings.

Con todo ello, un sistema de almacenamiento basado en output management multicanal y además centralizado, es la mejor opción. Además, piénsese en el tamaño del volumen de documentos digitalizados que crece debido fundamentalmente al aumento de clientes y al de la multicanalidad, de ahí la importancia del cambio y la necesidad de acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Por eso optimizar el tamaño de los archivos sin pérdida de la calidad es otra de sus ventajas, lo mismo que es la posibilidad de utilizar cualquier formato de archivo ya sea PDF, AFP, AFPDS, PostScript, etc.

Tampoco hay que olvidar el cumplimiento legal del almacenamiento de los documentos electrónicos a fin de garantizar su disponibilidad en el tiempo, lo cual implica una migración que asegure el acceso y reproducción en cualquier momento acorde con la legislación. Ese es el nuevo reto para los documentos electrónicos en relación a su almacenamiento y es hora de que empresas y organizaciones aborden seriamente esta cuestión.

Fuente: http://www.compart.com/

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