Traducido y publicado en http://www.grafix.com.co/ con autorización de wattheythink.com
Publicado por Bryan Yeager
Proveedores de servicios de imprenta están participando en una serie de iniciativas para automatizar procesos de negocio y producción para que puedan aumentar la eficiencia y controlar los costos.En 2001, el estudio de Costo de Negocios de Comunicaciones de InfoTrends encontró que el 86% de los costos de producción se asocia con una sobrecarga, como el envío de trabajos, la pre-impresión, la planificación y realización, mientras que el restante 14% se puede atribuir al proceso de impresión en sí. Al revisar los resultados de este estudio en 2009, encontramos que ésta sobrecarga se había reducido a poco más de la mitad de los costos de producción, que fueron atribuidas directamente a la creciente adopción de la automatización de flujos de trabajo. Las imprentas han hecho grandes avances en la automatización de los procesos de producción en todo el flujo de trabajo, pero creemos que todavía hay margen para una mayor automatización ya que las empresas siguen buscando formas de reducir costos a través del ciclo de vida completo de producción. Entonces, ¿dónde están las imprentas colocando sus prioridades de automatización y qué métodos están usando para aumentar eficiencias?
Resultados recientes de nuestro análisis Production Software Investment Outlook (ver Figura 1) indican que poco más del 60% de los proveedores de servicios de imprenta están colocando un cierto nivel de prioridad en la automatización de flujos de trabajo del proceso de impresión, con alrededor del 22% de los encuestados están concediendo la máxima prioridad a ésta iniciativa . En esta encuesta, los niveles de prioridad se identificaron de la siguiente manera:
- Prioridad Baja: No es una prioridad en los próximos 12 meses, no tienen planes para dedicar recursos y/o presupuesto
- Prioridad Media: No es una prioridad, pero se está considerando dedicar recursos y/o presupuestos en los siguientes 12 meses
- Prioridad Alta: Entre las 3 principales prioridades de una compañía; los recursos dedicados y/o presupuesto actuales, una parte significativa de los encuestados están dedicando o tienen intención de dedicar los recursos, presupuesto, o ambos a la automatización del proceso de impresión en flujo de trabajo en el próximo año . Al mismo tiempo, sin embargo, más de un tercio de los encuestados indicó que la automatización es una prioridad baja en el próximo año. ¿Por qué ocurre esto?
Figure 1: Prioridad de Automatización de los Flujos de Trabajo en la Producción de Impresos
Un poco más del 60% de los proveedores de servicios de impresión están colocando un cierto nivel de prioridad en la automatización de flujos de trabajo de producción de impresos.
Profundizando en los datos de nuestra investigación nos ofrece una perspectiva adicional. La Figura 2 muestra los resultados de la Figura 1 desglosados según el tamaño de las empresas. Podemos ver que las pequeñas empresas (que representan la mayor parte de la industria y una proporción significativa de nuestra muestra de población) están poniendo menos énfasis en la automatización de flujo de trabajo. Este resultado no es sorprendente teniendo en cuenta que las pequeñas tiendas – sobre todo las que tienen menos de 10 empleados- probablemente tienen poca necesidad de automatizar aún más sus flujos de trabajo de producción. La huella de sus operaciones, junto con el volumen de los puestos de trabajo que producen, probablemente conducen a la percepción de que sus procesos de flujo de trabajo son suficientes… incluso si no hay margen de mejora.
Sin embargo, no todas las empresas pequeñas piensan igual. Hay un marcado aumentando el énfasis en la automatización de flujos de trabajo, incluso en empresas de entre 10 y 19 empleados, y este énfasis sólo aumenta en cuanto el tamaño de la empresa aumenta. Las grandes empresas que necesitan producir un mayor volumen de puestos de trabajo se verán con un impacto positivo mayor mediante la aplicación efectiva de la automatización de flujos de trabajo, razón por la cual cerca del 50% de las empresas encuestada con más de 100 empleados, dan una alta prioridad a la automatización de flujos de trabajo. A pesar de que muchos de los proveedores de servicios en el rango de 10 a 100 empleados ya han implementado componentes de automatización, ellos siguen buscando formas de reducir costos y aumentar eficiencia.
Figure 2: Prioridades de Automatización de Flujos de Trabajo por Tamaño de Compañía.
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Cerca del 50% de las empresas encuestada con más de 100 empleados, dan una alta prioridad a la automatización de flujos de trabajo.
¿Cómo les va a los proveedores de servicios en la tarea de aumentar la eficiencia de los flujos de trabajo de sus operaciones? Según nuestros encuestados, el software desempeña un papel importante, y frecuentemente no es cuestión sino de adquirir software nuevo. Como se muestra en la Figura 3, la iniciativa de tener un flujo de trabajo de máxima eficiencia es cuestión de mejorar las herramientas de software. Desde que comenzó la crisis económica, muchos proveedores de servicios han estado llevando a cabo actualizaciones a nuevas versiones de sus implementaciones de software existentes. De ésta manera, las empresas pueden haberse perdido de actualizaciones críticas que siempre aumentaban la velocidad y nuevas funcionalidades que hubieran podido tener un impacto significativo en la automatización y la eficiencia. A medida que la economía se recupere y proveedores de servicios comiencen a invertir de nuevo, las actualizaciones de software serán un área de principal inversión y una manera de mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.
A pesar de mi afinidad personal para el uso de software para permitir la automatización, los equipos también juegan un papel muy importante. Equipos de impresión y acabado a menudo requieren mayor gasto de capital por adelantado que el software, factores que dependen de su clasificación. Además, los equipos, sobre todo equipos de acabado, a menudo tiene una vida útil más larga de funcionamiento. No es raro ver carpetas y carpetas que tienen décadas de antigüedad todavía en funcionamiento en las tiendas de impresión ya que «simplemente funcionan». ¿Es eso realmente así? ¿Pueden los equipos soportar el rendimiento óptimo requerido por el flujo de trabajo? ¿Cómo la intervención manual se requiere para configurar el equipo? ¿Con qué frecuencia se necesita mantenimiento? Equipos totalmente nuevos, o incluso actualizaciones a los equipos existentes, pueden asegurar que la impresión y procesos de acabado se estén utilizando efectivamente y eficientemente en el flujo de trabajo de producción de impresión.
Figure 3: Iniciativas de Flujos de Trabajo Eficientes
Si bien la figura anterior muestra una vista de las iniciativas de eficiencia de la base total de encuestados, pensé que sería interesante considerar cómo éstas iniciativas difieren sobre la base de las prioridades de automatización de flujo de trabajo que ya se han señalado. La Figura 4 muestra ésta ruptura, con la línea blanca para cada respuesta representa la base de los resultados mostrados en la Figura 3. En general, los encuestados que indicaron prioridades a la automatización del flujo de trabajo, supera la base de todas las iniciativas, mientras que los encuestados con las prioridades de automatización baja sólo superará la base sobre la que no ejercen ninguna de las iniciativas nombradas.
Algunos de los puntos claves adicionales son:
- Los encuestados que se encuentra en alta prioridad de automatización del flujo de trabajo son más propensos a participar en la adquisición de nuevo software, integración de sistemas, y la mejora de procesos de flujo de trabajo como las iniciativas de mejora de la eficiencia. Este hallazgo se alinea con las actividades que estamos viendo para lograr un mayor grado de automatización en los flujos de trabajo de producción de impresión.
- Por el contrario, los encuestados con prioridades de automatización baja son mucho menos propensos a participar en la integración de sistemas como una iniciativa de eficiencia. Este hallazgo probablemente viene de los pequeños encuestados que no ven la necesidad de integración de sistemas, o que no cuentan con sistemas para integrar en el primer lugar.
- A pesar del rango inferior de la base a través de éstas iniciativas, los encuestados con las prioridades de automatización baja indicaron que continúan con iniciativas de eficiencia de flujo de trabajo de una manera similar al resto de la base. Actualizaciones, adquisición de software nuevo, y sustitución o mejora del rango de equipos viejos de impresión, consideradas como las tres principales iniciativas de los encuestados de baja prioridad.
Figure 4: Iniciativas de Flujos de Trabajo Eficientes por Prioridades de Automatización
A medida que la industria de la imprenta comienza a experimentar una modesta recuperación, un mayor énfasis se colocará en la automatización de los flujos de trabajo y en las iniciativas de eficiencia para reducir costos y aprovechar las funciones de los empleados que dan directamente un valor agregado al trabajo de un cliente. Aunque las pequeñas empresas de imprenta indican que no van a poner una prioridad importante en éstas actividades, es importante para las empresas de todos los tamaños y tipos, tomar una mirada seria y continua a la cantidad de gente, procesos y tecnologías que se pueden combinar para lograr un flujo de trabajo eficiente. Al hacer cambios ahora, las imprentas pueden planearse para el futuro mediante la adición de un nuevo nivel de flexibilidad y escalabilidad para sus flujos de trabajo.
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