Al comprar e implementar software de impresión, comience con los trabajos simples que el software hace bien, implemente y aprenda. No se quede atascado en una gran cantidad de «excepciones de casos de uso» como excusa para no hacer nada. Nunca obtendrá retorno de su inversión y nunca encontrará un software que pueda hacer todo.
Por Jennifer Matt
El software está construido para hacer trabajos específicos. Al igual que los trabajos que tienen los humanos, algunas partes del trabajo son simples, otras son complejas. En algunos días, sus CSR (Representantes de servicio) responden preguntas simples, responden a solicitudes simples y procesan pedidos simples. En otros días, los clientes tienen requisitos muy complejos que requieren colaboración de múltiples áreas funcionales de su negocio y el trabajo de CSR (Representantes de servicio) se convierte en el de un controlador de tráfico aéreo y un administrador de proyectos. Los seres humanos son más flexibles que el software; Los empleados competentes pueden transitar fácilmente entre lo simple y lo complejo.
El software es menos flexible que los humanos; el software hace muchas cosas simples como hacer un seguimiento de los pedidos que están en progreso y cosas complejas como maximizar una hoja de prensa al agrupar los trabajos de diferentes clientes.
No sé cómo llamarlo más que la mentalidad de «todo o nada» cuando se trata de nuestro enfoque de cómo se implementará el software en un negocio de impresión. Por alguna extraña razón (que un psicólogo podría explicar), las personas que tienen la tarea de implementar un nuevo software están enfocadas en los escenarios más complejos en los que pueden pensar. Este enfoque en las excepciones y los casos limite hace que la mayoría de las implementaciones de software fracasen.
Por ejemplo, usted está intentando implementar una solución simple de web-to-print cuyo trabajo principal es permitir que sus clientes realicen re-pedidos. Supongamos que se encuentra en el área de empaquetado y etiquetas, por lo que el porcentaje de reorden es superior al 50%. ¿Por qué es que, cuando está implementando este software, la reacción inicial es pensar en todas las excepciones por las que no funciona para pedidos especiales, pedidos complejos o clientes quisquillosos?
¿Qué pasaría si todos decidiéramos centrarnos en lo que funciona, implementarlo y luego considerar pasar de lo simple a lo más complejo? ¿Qué pasaría si avanzara e implementara el software para hacerse cargo de las cosas simples antes de sentarse y soñar todo lo posible? ¿Sabe lo que sucede cuando implementa software para comenzar a manejar las cosas simples? Usted comienza a obtener el retorno de la inversión. ¿Sabe lo que pasa cuando sueña con todas las excepciones donde no funcionará? Está muy lejos de obtener un retorno de su inversión.
En la imprenta A, el equipo de administración abordó la compra de una aplicación de programación automatizada de la siguiente manera. Pusieron a una persona a cargo, le explicaron a esa persona que su expectativa es que en seis meses debería saber más que el proveedor sobre el funcionamiento de la aplicación de programación porque lo utilizarán, todo el día todos los días. Es su aplicación de programación, deben poseerla. También dijeron que debería comenzar con los escenarios más fáciles posibles: programar las cosas que no se pueden mover, el programa funciona. Ahí es donde empieza: las cosas que deben ejecutarse en un día específico en una máquina específica. Luego muévase a lo que debe ejecutarse en máquinas específicas, pero tiene cierta variabilidad en los días. Los más complejos son aquellos trabajos que surgen inesperadamente y podrían ejecutarse en varias prensas. No empiece con lo más complejo. No demore su inicio porque no ha descubierto todos los casos de uso. Comience porque comenzar es la única manera de aprender realmente. No aprende nada soñando por qué no funciona. Aprende al usar realmente el software para su negocio y mantener su enfoque en cómo hacerlo funcionar, no en por qué no funcionará.
En la impresora B, el equipo de administración abordó la compra de una aplicación de programación automática de la siguiente manera. No asignaron ninguna persona específica para aprenderlo. Compraron entrenamiento mínimo del vendedor. Ellos entrenaron a todos sus «programadores». Tenían reunión tras reunión tras reunión sobre todos los casos de uso que no funcionaban. Mi colega Heath Cajandig (ahora en Mimeo) solía llamar a esta conversación algo así como «el hombre de pelo azul atormenta con cada caso de uso de la planta». Es un juego sobre cómo las personas absurdas pueden llegar a soñar con las excepciones. Todavía hay seres humanos alrededor para detener al hombre del cabello azul y continuar usando la aplicación de programación tal como fue diseñada. El aprendizaje es la clave. Aprende usándolo. La mejor manera de abordar el software es pensar qué puede hacer por usted y comenzar a dejar que el software lo haga. Luego, su gente hará sugerencias basadas en el uso real del software. Esto es mágico. Su CSR dice: “Me di cuenta de que podemos configurar alertas de correo electrónico e informes personalizados desde nuestro MIS de impresión. «Extraigo manualmente un informe de inventario y lo envío por correo electrónico a nuestros principales clientes cada mes. ¿Por qué no lo programamos en el Print MIS para que lo haga sin mí?» Pura magia cuando proviene de su gente porque muestra que entienden el software y que su tiempo es valioso y debe estar dedicado a tareas específicas de humanos que agregan valor real.
¿Estás en medio de implementar software? ¿Tiene software subutilizado en su negocio de impresión (el 100% de las impresoras lo hacen)? El software fue construido para realizar ciertos trabajos. ¿Qué trabajos está haciendo por usted? ¿En qué trabajos ha retrasado la implementación porque el software no puede admitir cada caso de uso que su equipo haya creado? Si tiene un software que permite a los clientes reordenar, si solo puede manejar el 50% de sus pedidos, ¿está esperando hasta que pueda manejar el 100%? (estará esperando por siempre) ¿Cómo se vería su equipo de CSR si el 50% del volumen del pedido se ingresara en su MIS de impresión a través de sus clientes en forma de autoservicio? Este es un número dramático. Olvídate de las excepciones, olvídate de los casos de uso que involucraron a hombres de cabello azul navegando por la planta. Implementar el software para hacer lo que fue construido para hacer. Aprenda, itere y luego cree nuevas mejoras con el tiempo que ha ahorrado.
Fuente:
www.whattheythink.com