Transición de Sistema Print MIS: un desafío y una gran oportunidad
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Comentario y análisis
Por Jennifer Matt & Jane Mugford
Una de las consideraciones que generan temor y más contundentes para un impresor o cualquier negocio es enfrentarse a contemplar la transición de su sistema de gestión de información o Print MIS. Todos hemos oído hablar de los fracasos colosales en el amplio mundo de la implementación de ERP´S, «una gran empresa casi va a la quiebra tratando de implementar SAP u Oracle, ya que tiene cinco años y cuesta 10 veces más el presupuesto.» ¿Quién quiere proceder voluntariamente en un proyecto que parece tener mucho riesgo inherente?
En realidad, no tenemos otra opción, en el año 2013 si no puede calcular con precisión la rentabilidad a nivel de trabajo, usted está conduciendo su negocio sin la visibilidad necesaria para comprender cómo reaccionar a las condiciones cambiantes del mercado (disminución de los volúmenes de impresión, precios de contratos, y la presión para diversificar su oferta de productos y servicios). En el pasado, nuestra industria tuvo suficiente espacio en los márgenes para llevar a las empresas de impresión por corazonadas fuertes (usted acaba de saber dónde sus precios deberían estar, puede sentir cuando se necesitaba más equipo, y usted entiende que era necesaria más mano de obra). El mercado no está proporcionando márgenes suficientemente amplios para gestionar su negocio de esa manera.
NECESITA DATOS
Usted tiene que tomar decisiones basadas en datos precisos y oportunos que sean accesibles a todos los niveles de su organización en el momento adecuado con la cantidad justa de detalle. El propósito principal de un Print MIS es realizar un seguimiento y medir los insumos principales para su proceso de fabricación a medida, mano de obra y materias primas. Si realiza un seguimiento con precisión las entradas se pueden evaluar, medir y muchos otros aspectos críticos de su negocio. Por ejemplo: la rentabilidad por trabajo, la rentabilidad por cliente, la rentabilidad mediante la aplicación de impresión, etc. Hay un montón de otras características y funcionalidades de una ampliación MIS pero no perdamos de vista la propuesta de valor de la base – la captura de datos operacionales con el fin de tomar mejores decisiones de negocio. ¿Se enfrenta a una transición MIS Print? ¿Qué decisiones de negocio (basado en datos precisos y oportunos) quiere tomar con el nuevo Print MIS?
¿Por qué los sistemas de gestión de información son tan difíciles de implementar? Algunos dirán que el software no es fácil de usar, o los profesionales de servicios de vendas no están lo suficientemente capacitados. Los vendedores pueden decir que los impresores no disponen de los medios técnicos necesarios o tienen los recursos calificados, pero esas personas no tienen el tiempo para ejecutar en este enorme proyecto. Digamos que esta área de la tecnología de negocios es un ambiente rico en metas por razones de por qué el proyecto no proceda de la forma transparente como el chico de ventas dijo que sería!
La implementación de un Print MIS es difícil porque toca cada parte de su negocio y su negocio no está quieto, así que es como tratar de cambiar un neumático, mientras que el coche está corriendo por la autopista a 60 millas por hora. Utilizamos esta analogía todo el tiempo, usted puede mirar YouTube y encontrar personas que lo han hecho – cambiar un neumático mientras el vehículo está en movimiento, no se recomienda. Cuando usted se está moviendo de un sistema legacy a un nuevo sistema de MIS y su negocio se está moviendo, se podría decir que está tratando de cambiar los coches y cambiar el neumático a la vez. Su gente tiene confianza en el sistema antiguo y se sienten como expertos. Ahora se les está pidiendo acudir a un nuevo sistema y ser principiantes de nuevo – no muy cómodo para la mayoría de la gente.
Mientras que cada impresor que tiene un «sistema MIS viejo» puede ver muchos beneficios en la adopción de nuevas tecnologías, la comodidad de «es mejor malo conocido que bueno por conocer » está en el centro. Lo más probable es que no hay suficientes fideos en la caja para dibujar los diagramas espagueti de cómo funciona su sistema actual. La idea de desentrañar y empezar de nuevo puede ser abrumadora, incluso con el conocimiento de que la oferta actual en el mercado supera con creces su tecnología actual.
Así que, ¿por dónde empezar? ¿Cómo se puede marchar de la A a la Z con éxito, minimizando el riesgo y la interrupción del negocio? En primer lugar, es necesario darse cuenta de que esto no se trata sólo de software. Esta es una oportunidad única sorprendente para volver a pensar y mejorar su organización. Un potente sistema de gestión MIS debe ser su sistema de confianza. Un sistema de confianza le permite relajarse, ya que es el seguimiento de los datos que necesita para tomar mejores decisiones. El MIS debe tocar todos los aspectos de su empresa – entrada de pedidos, CRM, costos, inventarios, contabilidad, etc debe ser el núcleo de todas las aplicaciones frente al cliente, sistemas web-to-print y el sistema de despachos necesitan hablar con él. Tiene que convertirse en una poderosa herramienta de servicio al cliente, proporcionando a sus clientes con actualizaciones e información oportuna y útil. Se espera que ayude a reducir el estrés de toda la organización mediante la potenciación de todo el equipo con datos de alta calidad utilizable, fiable y accesible a las personas adecuadas en el momento adecuado con facilidad. Ya no se debe a que el CSR tenga que correr en pánico en busca de un trabajo tardado. Un tablero de control debe decirle dónde está todo. Más importante aún, el sistema debe alertar a su personal tiempo antes de que algo corra peligro de llegar tarde.
Con todas las posibilidades de mejora, ¿por qué no acaba de entregar la PO a su proveedor elegido y deshacerse de ese viejo sistema? Bueno, la cruda realidad es que usted tiene un montón de trabajo que hacer que no tiene nada que ver con el software o el proveedor. Antes de implementar cualquier cosa, usted debe considerar y documentar todos los procesos en su entorno. Todo lo que está involucrado en la producción de una orden de contacto a un cliente hasta la ejecución y cumplimiento de pedidos debe ser planeado. Es necesario un «guion gráfico» cuál es su «nuevo mundo» debe ser similar y considerar qué procesos necesitan ser cambiados por el nuevo sistema. El software Print MIS no se vende con sus procesos incluidos en el mismo. Un buen software se vende con la capacidad para hacer que sus procesos vuelvan a la vida. Es su trabajo determinar lo que el software tiene que hacer. Luego hay que elegir una plataforma de software que sea capaz de hacer el trabajo que usted necesita que haga. Muchas impresores creen que el software hará todo el trabajo duro, no es cierto. El software le permitirá implementar su trabajo duro y le permite seguir un proceso que hace sus decisiones de negocio fundamentalmente más eficiente y, sobre todo, permite realizar un seguimiento de su rendimiento a través de datos precisos y oportunos. Por último, es necesario hacer el trabajo increíblemente difícil de volver todo a la vida. Al final, si usted asimila esta transición como la oportunidad increíble que es, literalmente, puede reinventar su negocio de impresión.
Una gran manera de empezar a pensar en su nueva realidad con un Print MIS moderna plenamente implementada es considerar lo que se desea medir sobre su negocio. Piense en esto con cuidado. La elección de lo que se mide puede ser un poderoso motor de conducta. La elección de medir las cosas equivocadas, puede conducir el tipo equivocado de comportamiento. Por ejemplo, empujando a su gente a centrarse sólo en la reducción de «tiempo hasta la prensa», sin vínculo con la calidad podría causar más daño que bien. Los metrices de su negocio son ambas cosas el arte y la ciencia. Los mejores cambios de comportamiento son unos pocos indicadores muy potentes que producen muchos cambios positivos imprescindibles de comportamiento. Si usted piensa acerca de lo que se quiere medir primero – usted está realmente definiendo el resultado final de la aplicación plena de Print MIS. La medición es el resultado. Si las personas de su equipo y su socio proveedor entienden el resultado deseado, se puede trabajar hacia atrás desde ese sistema – el establecimiento del sistema de seguimiento de todo lo que se requiere para poner esa medida significativa frente a usted de manera oportuna y precisa.
No pierda la oportunidad que la transición a un nuevo MIS le da simplemente tratando de importar los datos, procesos, y conservando el mismo enfoque que usted ha estado usando durante años en el sistema anterior al nuevo sistema moderno, a menos que por supuesto usted crea que están operando 100% de eficiencia. Aproveche esta oportunidad para reconsiderar sus operaciones y maximizar el uso del nuevo sistema de MIS. Esta es una decisión tecnológica, pero la compra de la tecnología es la parte más fácil del proceso.
Hay un nuevo grupo en LinkedIn llamado Transición Print MIS donde los impresores pueden venir y discutir, colaborar y encontrar la sabiduría de otras personas que han hecho con éxito esta transición.
Jane Mugford es el Director de MIS Consulting en Web2Print Expertos, Inc., antes de unirse a Web2Print era el Vicepresidente de Tecnología y Operaciones de West Canadian Digital Imaging, donde hizo la transición con éxito Oeste canadiense de su legacy MIS (EFI’s Logic) para su solución de impresión MIS existentes (EFI’s Pace)
Fuente: http://bit.ly/1bP0CuC