La automatización es una palabra atractiva, se utiliza mejor como un adjetivo descriptivo más que como sustantivo – un flujo de trabajo «automatizado». La automatización no es la definición de su proceso. Usted crea su proceso primero y luego encuentra la manera de automatizarlo.
El flujo de trabajo de producción digital ha cambiado con los años, junto con todo lo demás. Los conceptos básicos siguen siendo los mismos: definir un proceso, comunicar ese proceso, seguir ese proceso por lo menos el 80% y el 90% del trabajo, registrar las excepciones y tasarlas cuando se vuelven normales, y requieren un ajuste a su proceso estándar.
Agregando Web2Print a su flujo de trabajo
Uno de los mayores cambios en el flujo de trabajo de producción digital es la introducción de un sistema Web2Print. La orden de entrada inicia el flujo de trabajo, y un sistema de entrada de pedidos que puede convertir de forma inteligente los archivos a PDF, revisar que los archivos estén listos, y recoger las especificaciones del trabajo de una manera estructurada DEBERÍA afectar en gran medida el flujo de producción desde ese punto en adelante.
La automatización es más realista ahora que la entrada de pedidos puede proporcionar un archivo mejor preparado y una ficha de trabajo estructurado. Un sistema de impresión SMI debe hacerse cargo de la captura de los insumos en el trabajo (mano de obra y materiales), y de pasar la información financiera al sistema de contabilidad. ¿Qué queda por hacer en la gestión de producción digital? Debe mover con gracia activos (archivos) de la entrada de pedidos hacia el flujo de trabajo de producción con el menor número de toques manuales posibles.
Así como los sistemas Web2Print están ofreciendo cada vez más valor aguas arriba, DFE (Digital Front End) están aumentando su valor a través de las carpetas de proceso, que pueden ser secuencias de comandos para automatizar flujos de trabajo como la creación de folletos.
Al examinar el flujo de trabajo de producción digital, asegúrese de que esto esté documentado antes de buscar una solución Web2Print. A continuación, acepte el hecho de que un nuevo sistema de entrada de pedidos debería afectar su flujo de trabajo para bien. Cada vez que añada Web2Print, un nuevo RIP o SMI de impresión, revise el nuevo flujo de trabajo. Cada adición al rompecabezas debe tener un impacto, y le dará la oportunidad de buscar maneras de automatizar y/o agilizar el proceso.
El proceso de negocio de la impresión se extiende por las necesidades de las diversas soluciones tecnológicas. Cuando existen múltiples tecnologías, hay una superposición potencial y necesidad de integración. Aclare cual es el propósito principal de cada tecnología y, a continuación, determine el origen de los datos maestros a través de su flujo de trabajo.
Al administrar todo su proceso de negocio de impresión electrónicamente, podría tener muchas tecnologías en su flujo de trabajo. El proceso de negocio de la impresión se divide en tres áreas principales: la entrada de Pedidos, Operaciones y Finanzas. Dentro del área de operaciones, hay dos caminos paralelos: el flujo de trabajo de producción y flujo de trabajo empresarial.
La intención del flujo de trabajo de producción es la fabricación y entrega de trabajo impreso.
La intención del flujo de trabajo es recoger los datos necesarios para tomar mejores decisiones empresariales mediante la vigilancia, el seguimiento y la medición del uso de los recursos (mano de obra y materiales) en todo el proceso de producción y luego pasar la información de las transacciones en el sistema financiero.
Web2Print & SMI de impresión
Echemos un vistazo a las dos soluciones de software más importantes que ofrece el interior de las operaciones de impresión: Web2Print y SMI (Sistema de Manejo de Información). A través de los años, una gran cantidad de soluciones Web2Print ha mejorado tanto la funcionalidad de flujo de trabajo empresarial, como la del flujo de trabajo de producción. No hay nada inherentemente malo en que esta función se introduzca en zonas distintas de la entrada de pedidos – sólo se complica cuando el impresor ahora tiene varios lugares para hacer lo mismo (por ejemplo, la imposición o el cálculo de costos).
La fluencia de características es un efecto colateral de cómo la industria está alineada para vender Web2Print. Los vendedores ofrecen a las impresoras, pero las soluciones Web2Print están construidas para los clientes de los impresores. Los impresores son impresores, por lo que se centran en las características de producción y del negocio. Y, por desgracia, tenemos soluciones Web2Print que comienzan a verse y sentirse como si estuvieran construidas para impresores.
Si ya fueran perfectos para el cliente, este no sería un problema, pero están lejos de ser perfectas para los clientes. Tratar de complacer a los impresores hace que se distraigan de mantenerlos trabajando en el valor real que se requiere la entrada de pedidos y simple y brillante para los compradores de impresión novatos.
Sabemos que nuestros clientes no son impresores expertos, y la tendencia es que cada vez haya menos conocimientos sobre impresión, mientras la decisión de compra de impresión se vuelve más distribuida. Es tan difícil resistirse a la tentación de complacer al prospecto (impresor) para ganar el acuerdo, que nos encontramos con un montón de características para los impresores, y no prestamos suficiente atención a las necesidades de los clientes (front-end).
¿Cuánto valor tienen esas características de impresión cuando el cliente no adopta la solución de entrada de pedidos? Casi ninguno.
La automatización comienza en el escritorio de su cliente: y él quiere ordenar de una manera auto-servicio. La función principal de una solución Web2Print es impulsar la adopción de la herramienta en el cliente, no reinventar la pre-impresión o los cálculos de los costos de la planta de producción. Mantenga el foco en lo que es importante!.
El reto de superposición se vuelve más complicado cuando no se ha designado un sistema para mantener los datos maestros. ¿Cuál es el sistema de registro, o el titular de los datos maestros de los puntos de datos críticos, como son la fijación de precios y la gestión de pedidos? El titular de los datos maestros en el proceso de negocio de la impresión es la impresión SMI, porque ahí es donde TODOS los pedidos tienen que acabar, sin importar el proceso de entrada de pedidos (es decir, Internet, teléfono, fax, representante de ventas). Todas las demás soluciones deben «suscribirse» al SMI. Lo ideal sería que pudiera administrar los datos únicos en un solo lugar. Tiene sentido poner los precios en el SIM de impresión con la solución Web2Print tirando de él, para que el precio medio sea siempre coherente si es necesario cambiar los precios, haría el cambio en un solo lugar. Este tipo de integración profunda es difícil de hacer, especialmente cuando las soluciones son de diferentes proveedores.
En un flujo de trabajo totalmente integrado, los trabajos «fluirían» de la entrada de pedidos al flujo de trabajo de producción (sin cambio de claves) y crear al mismo tiempo el trabajo en la solución de impresión SIM (sin cambio de claves). A los recursos, tanto de mano de obra como a los materiales, se les haría un seguimiento a través de conexiones directas a los controladores (RIP) hasta el SMI de impresión, o se haría un escaneo del código de barras en diferentes estaciones de la planta de producción.
Los datos «fluyen» desde la entrada de pedidos hasta su facturación, eliminando las tareas manuales, los cambios de claves propensos a errores, y la limitación del número de toques manuales para tareas físicas reales, como mover los productos impresos y encuadernación.
Traducción y publicación en http://www.grafix.com.co con autorización de Web2print.