La integración puede ser la palabra más usada en exceso y mal entendida en la tecnología de hoy. Hay una brecha enorme entre lo que queremos que la integración signifique y lo que es en la realidad. Queremos que la integración sea dos sistemas actuando como uno solo, pero a veces lo único que se obtiene son una pocas piezas de datos que se pasan en una dirección en intervalos regulares con la intervención manual requerida.
Lo más probable es que usted vea la casilla junto a «integración» marcada con un chulo en la lista de características. Compruebe de nuevo. Con el fin de cumplir con su deber, tiene que cavar un poco más profundo. Haga las preguntas que figuran a continuación, y asegúrese de que usted y el vendedor están definiendo la integración de la misma manera.
Una mejor comprensión de lo que la «integración» en realidad significa, puede ayudarle con su negocio de impresión en línea y las conexiones entre la entrada de pedidos, la gestión de la producción y los sistemas financieros.
Vamos a saltarnos la jerga técnica por ahora, y a hablar de lo que usted quiere lograr mediante una variedad de soluciones tecnológicas como Web2Print, gestión de pre-impresión, flujos de trabajo, sistemas de manejo de información (SMI), y sistemas financieros. Usted se estará preguntando por qué no hay un sistema que lo haga todo, y así no tendríamos que preocuparnos por este desorden de la integración.
La industria del software lo intentó y fracasó. Los sistemas más grandes no son necesariamente los mejores, y mientras más grande es un sistema de software, más inflexible tiende a ser.
El proceso de negocio de la impresión puede ser descrito como dos caminos paralelos. Un camino tiene que ver con la producción, y el otro tiene que ver con el negocio. El camino de producción captura herramientas como archivos, gráficos y fuentes, así como las instrucciones de empleo. Mientras que el camino de negocios realiza un seguimiento del uso de suministros, mano de obra, precios, inventario, y todo lo relacionado con la transacción financiera entre la impresora y el cliente.
Web2Print inicia el flujo de trabajo y captura un poco de información para ambas rutas. Esto hace que el sistema Web2Print sea fundamental, ya que tiene que capturar con precisión la información y, potencialmente, pasarla a múltiples sistemas en el servidor de almacenamiento de datos, también llamado Backend (si se implementa en un flujo de trabajo totalmente integrado).
Recuerde, la captura de datos para los sistemas de almacenamiento de datos es la prioridad secundaria para Web2Print, la prioridad # 1 para Web2Print es proporcionar una herramienta de entrada de pedidos de autoservicio para sus clientes.
Hay sistemas que son excelentes en la captura de datos y excelentes en el paso de salida a varios sistemas, pero fracasan en su función PRIMARIA como herramienta de entrada de pedidos de autoservicio para sus clientes. Si sus clientes no utilizan el Sistema Web2Print porque es demasiado duro o demasiado complicado, nada de la integración va a importar.
Datos Maestros
La integración es una conexión entre dos sistemas que permiten el intercambio de datos. La primera pregunta a responder en un entorno de integración es cual sistema es el «maestro» y cual sistema es el «suscriptor» a esos datos. Este es un error común con la plataforma iTunes de Apple. Mucha gente creyó que si perdían su iPod, iPhone o iPad, perderían todos sus datos. No entendían que la plataforma iTunes en el ordenador es el maestro y el iPod, iPhone y iPad son suscriptores a ese maestro.
En un entorno de impresión que tiene el funcionamiento de un SMI (Sistema de Manejo de Informacioón), éste último debe ser el maestro en prácticamente todos los casos. El sistema de impresión con manejo de información (SMI) recoge pedidos de todas partes, no sólo de la web, por lo tanto, tiene sentido que el sistema de impresión SMI sea el maestro y la solución Web2Print pondría los datos en dicho sistema y se suscribiría a los datos almacenados y administrados en él, como por ejemplo la fijación de precios.
Este es un reto porque el sistema Web2Print y el sistema de impresión SMI a menudo son proporcionados por diferentes proveedores.
Web2Print es una de las muchas entradas en el negocio de un impresor y el flujo de trabajo de producción. Lo que usted quiere es que Web2Print sirva en su propósito principal – capturar más pedidos, de manera más eficiente, y ser una fuente de ventaja competitiva para su personal de ventas. El sistema Web2Print debe ser entregado con gracia a los sistemas de gestión de la producción y a los sistemas financieros a fin de que una orden de Web2Print sea tratada como cualquier otra orden una vez está en la producción.
Preguntas de Integración
Aquí hay algunas realmente buenas preguntas acerca de cualquier proyecto de integración:
1. ¿Qué datos tienen que ser compartidos entre los sistemas?
2. ¿Los dos sistemas definen los datos de la misma forma?
Si no, ¿se pueden relacionar?
3. ¿Con qué frecuencia se recomienda el intercambio de datos?
(Desde tiempo real de todo el trayecto, hasta lo hecho cada mes)
4. ¿Los datos tienen que ser de una sola dirección o bidireccionales?
5. ¿Cuál es el mejor método o conjunto de herramientas?
(Por ejemplo, servicios web)
6. ¿Cualquiera de los dos sistemas tiene una interfaz de aplicación bien definido para este tipo de transferencia?
7. ¿Cuál es el formato de datos preferido (por ejemplo, cXML)?
Hacer estas preguntas y contestarlas honestamente le ayudará a controlar el alcance de los proyectos de integración. Muy pocos sistemas requieren integración en tiempo real y bi-direccional, que resulta ser la más compleja y costosa. No pase por alto el poder de las exportaciones y las importaciones programadas. ¡Con frecuencia ellas proporcionan funcionalidad suficiente y son casi gratis en la mayoría de los casos!
Traducción y publicación en http://www.grafix.com.co con autorización de Web2print.