Qué significa transformarse digitalmente hoy
Para muchos, «transformación digital» es probablemente un término de moda que se traduce aproximadamente como «uso de computadoras». En realidad, sin embargo, es mucho más que eso. La pandemia de COVID-19 ha impulsado rápidamente los procesos digitales y los flujos de trabajo hacia adelante, impactando en casi todas las áreas del negocio en la actualidad. Las empresas de impresión deben asegurarse de estar preparadas para esta nueva normalidad de transformación digital.
Por Keypoint Intelligence
Publicado: 20 de mayo de 2021
-Según estudios de la Association for Intelligent Information Management (AIIM) y Harvard Business Review, no todas las empresas están alineando adecuadamente sus procesos digitales.
-Los problemas que causaron con mayor frecuencia el caos de la información dentro de las empresas incluyeron la falta de digitalización, automatización o integración de procesos de manera adecuada, así como fallas en la gestión de la información a lo largo de todo su ciclo de vida.
-Las empresas de uso intensivo de papel que intentan digitalizar pueden encontrar cuellos de botella porque el contenido en papel debe digitalizarse antes de que un sistema de gestión de documentos pueda leerlo y clasificarlo.
Introducción
En muchos sentidos, la frase «transformación digital» se ha convertido en un término de moda. Ha aparecido en artículos durante años y, por lo general, se relaciona con la adopción en línea, desde correos electrónicos hasta soluciones en la nube y flujos de trabajo remotos. Cada vez que Internet se involucra, eso se considera transformación digital. Desafortunadamente, el uso excesivo del término ha reducido su impacto y también ha hecho que muchas empresas de impresión piensen que ya lo han logrado. Después de todo, utilizan el correo electrónico, guardan los documentos en servidores … ¿qué más hay?
Independientemente de cualquier concepto erróneo,
Salesforce define una transformación digital como «el proceso de uso de tecnologías digitales para crear nuevos procesos de negocio, cultura y experiencias del cliente, o modificar los existentes, para cumplir con los cambiantes requisitos comerciales y del mercado».
Teniendo esto en cuenta, es comprensible que el término se haya utilizado en exceso. También es fácil ver por qué muchas organizaciones no están tan transformadas digitalmente como creen. Internet está lejos de ser estático: solo los últimos 12 meses han traído una gran cantidad de cambios, no solo para la tecnología sino también para la cultura y la priorización en torno a su uso.
Si los proveedores de servicios de impresión esperan seguir siendo competitivos en el mercado del mañana, deben comprender y aceptar completamente el desafío de implementar prácticas de transformación digital.
Además, no pueden caer en la trampa de basar los cambios en lo que fue necesario en 2018, 2019 o incluso principios de 2020. En cambio, deben desarrollar una verdadera comprensión de lo que se requiere para el éxito en este momento.
COVID-19 ha acelerado el potencial de transformación digital
Cuando la pandemia de COVID-19 golpeó el mundo empresarial de EE. UU. En marzo de 2020, forzó un cambio radical para muchas empresas. Independientemente del segmento de la industria, muchas organizaciones pasaron de trabajar principalmente en las instalaciones a empleados remotos y procedimientos en el sitio que se basaban en el distanciamiento social y la seguridad. Aparentemente, de la noche ala mañana, las reuniones de ventas en persona y las ferias comerciales se volvieron inviables.
Las organizaciones de todos los tamaños se vieron obligadas a luchar para poder continuar comunicándose y sirviendo a sus clientes actuales y potenciales.
De repente, muchos ejecutivos tuvieron que acostumbrarse a administrar un negocio, incluso si se trataba de una empresa grande y con múltiples ubicaciones, desde sus propios hogares. Mientras tanto, también tuvieron que enfrentarse al conocimiento de que muchos de sus empleados estaban luchando con sus propios cambios. Desde el punto de vista de la infraestructura, esto generalmente requería una revisión completa de la forma en que las empresas ejecutan las operaciones diarias. En resumen, significó que el departamento de TI de repente se volvió aún más integral para el éxito de una organización.
Estas son las malas noticias: según los estudios de la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM) y la Harvard Business Review, no todas las empresas se alinean correctamente.
Luchando con el «caos de la información»
Antes de la pandemia de COVID-19, muy pocas empresas estaban preparadas para un flujo de trabajo remoto de tiempo completo. Dehecho, la investigación de AIIM sugiere que solo alrededor de un tercio estaba preparado para dar el salto.
Esta falta de preparación afectó amuchas empresas; de repente, todas las formas de comunicación eran digitales. Atrás quedaron las conversaciones sobre el enfriador de agua, las reuniones masivas de la empresa o incluso simplemente caminar por la oficina para charlar con un colega. De repente, casi todo el mundo tenía que depender del correo electrónico, Microsoft Teams, Zoom o alguna otra plataforma para llevar a cabo incluso las conversaciones más casuales. Las discusiones que podrían haberse completado en un par de minutos en el pasado podrían haber tomado varios días si uno de los participantes demoraba en responder, y esto era solo en el lado interno del negocio.
Según la encuesta de AIIM, los problemas que causaron con mayor frecuencia el caos de información dentro de las empresas incluyeron la falta de digitalización, automatización o integración de procesos de manera adecuada, así como fallas en la gestión de la información a lo largo de todo su ciclo de vida.
Figura 1. Automatización de procesos y gestión de la información del ciclo de vida
N = 222 Total de encuestados
Fuente: AIIM 2021, recreado por Keypoint Intelligence
Los datos de Keypoint Intelligence corroboran estos hallazgos.
En muchos casos, las empresas de impresión se declararán incorrectamente» totalmente automatizadas» incluso cuando ciertos procesos no se hayan automatizado por completo. Si bien es un buen comienzo, la automatización parcial a menudo creará silos de información. Por ejemplo, imagina la incorporación de un cliente. La conversación de ventas inicial va bien, el representante de ventas recopila los datos del cliente y se ingresan automáticamente en el sistema corporativo más grande… pero luego no sucede nada más. Luego, la automatización se detiene y los datos valiosos no se podrán utilizar hasta que alguien se dé cuenta de que el ciclo se rompió.
Esto representa una falla en la gestión del ciclo de vida de la información, así como una falla para digitalizar o automatizar adecuadamente los procesos.
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Los desafíos y beneficios de mantener los flujos de trabajo basados en impresión
Para muchas industrias, el papel representa, lamentablemente, un problema real cuando se trata de una automatización adecuada y técnicas sólidas de gestión de la información. Un encuestado de AIIM señaló: “Las organizaciones que trabajan ‘a la velocidad del papel’ se están volviendo cada vez más no competitivas e irrelevantes … La información debe digitalizarse y los procesos de trabajo deben desarrollarse o reelaborarse, con un enfoque en lo digital primero y automatización siempre que sea posible. Esto significa que las empresas deben adoptar una postura de agilidad y capacidad de respuesta en lugar de una de pasividad y reactividad «.
Esto puede parecer una noticia nefasta para el futuro de la impresión, pero las industrias de uso intensivo de papel, como la atención médica y legal, ciertamente no pueden simplemente abandonar la impresión. Las regulaciones y las medidas de protección garantizan que la impresión seguirá siendo una parte crucial del flujo de trabajo. Aun así, las empresas que utilizan mucho papel y que intentan digitalizar para mejorar sus flujos de trabajo pueden encontrar cuellos de botella porque el contenido en papel debe digitalizarse antes de que un sistema de gestión de documentos pueda leerlo y clasificarlo.
Las preferencias de comunicación individuales de los clientes también son muy importantes. Según la encuesta anual sobre el estado de las comunicaciones de marketing más reciente de Keypoint Intelligence, los consumidores exigen cada vez más voz en los canales que utilizan las organizaciones para comunicarse con ellos. Esto significa que las empresas podrían perder algunos clientes si no les ofrecen una opción para las comunicaciones impresas.
Figura 2. Opiniones sobre comunicaciones de marketing
N = 1,550 consumidores encuestados en EE. UU. Y Canadá
Fuente: Encuesta anual al consumidor sobre el estado de las comunicaciones de marketing; Keypoint Intelligence 2020
La línea de fondo
Al final del día, las comunicaciones impresas no desaparecerán pronto.
Aun así, los proveedores de servicios de impresión deben tomar medidas para alinear mejor sus ofertas para nuevos flujos de trabajo digitalizados.
Muchos proveedores de hardware de impresión ofrecen soluciones internas de gestión de documentos, en parte por esta misma razón.
COVID-19 reformó radicalmente nuestro mundo, y el cambio monumental hacia una transformación digital más profunda fue solo un componente de este movimiento. Una verdadera transformación digital llega a todos los aspectos de una empresa, desde las comunicaciones internas hasta el diseño de productos y la estructura corporativa. Las empresas de impresión deben reconstruirse para manejar y procesar la información de manera efectiva a través de canales digitales, al mismo tiempo que se aseguran de que sus ofertas aún tengan sentido en un panorama posterior a COVID.
Por ejemplo,
La transformación digital no es solo una casilla que debe marcarse antes de pasar a otras prioridades. Es un proceso continuo, que debe cambiar tan a menudo como lo hace la tecnología. Transformarse digitalmente hoy no significa lo mismo que significaba hace dos años. Las empresas de impresión que no tomen medidas para avanzar ahora pueden correr el riesgo de quedarse atrás en el continuo caos de información del mañana.
Colin McMahon es analista editorial senior en Keypoint Intelligence.
Apoya la mayoría de los servicios de producción de Keypoint con podcasts, blogs y otros tipos de entregables. Graduado de la Universidad de Concordia, el Sr. McMahon es un autor publicado, un ávido investigador y disfruta trabajar con lo último en hardware de imágenes.
Traducido por GRAFIX Digital, con autorización de WhatTheyThink.
Fuente: whattheythink.com