Mucha actividad, pocos resultados a menudo es la situación en la que su cultura salta a las soluciones sin definir el problema primero.
Pausa, di el problema en voz alta.
Pida a los demás que lo digan con sus propias palabras.
No pase al «cómo» hasta que todos estén de acuerdo en el «qué».
Por Jennifer Matt
Publicado: 26 de mayo de 2021
No sé qué se trata de definir el problema que desea resolver, pero la mayoría de los humanos se sienten incómodos al permanecer en esa conversación durante un período de tiempo.
Este es aún más el caso cuando se habla de tecnología. Queremos correr hacia la solución. Escomo si fuéramos alérgicos a hablar del problema.
La mayoría de la gente se molesta conmigo cuando hago la pregunta «¿Qué problema estás tratando de resolver?»
Antes, cuando estábamos cara a cara, me miraban con un ojo como si sintieran pena por mí porque claramente no podía seguirles el ritmo porque ya estaban en su solución. Solía molestarme por esto, pero ahora no tanto. Cuando se relaciona con más de una persona, es probable que el grupo no esté realmente de acuerdo con el problema que está tratando de resolver, y es probable que nadie intente que todos estén en la misma página.
Si no sabe cuál es el problema, ¿ qué confianza puede tener en su solución?
¿Cuál es el resultado de reunirse para «resolver algo» si no tiene una definición clara de lo que está resolviendo?
Resumiré: tiempo perdido, dinero perdido, frustración y costo de oportunidad. Cuando no logra definir el problema y alinearlo, implementa soluciones que no dan en el blanco. Usted hace girar las ruedas y luego se sorprende de que no se conviertan en alivio. Desafortunadamente, la mayoría de estos «errores» se clasifican como la solución incorrecta cuando la mayoría de ellos se deben a la falta de claridad en torno al problema.
Los «errores» van desde cosas realmente pequeñas como «cambiamos una configuración simple en nuestro Print MIS y no funcionó», hasta» compramos un nuevo Print MIS y todavía no resolvimos el problema subyacente!» »
Vaya, eso es caro tanto en tiempo como en dinero.
El problema subyacente no se puede definir como “este software apesta” o “Odio este software”, son opiniones y emociones. Tienes que dar un paso atrás y describir con precisión cuál es el problema.
Esto es muy difícil de hacer, especialmente cuando se trata de software, porque definir el problema requiere que usted sepa realmente lo que el software puede y no puede hacer. Cuando no puede definir el problema porque realmente no sabe lo que el software puede y no puede hacer, el problema es que no aprendió el software. Entonces llegamos a la causa raíz actual de la frustración: no sabe cómo utilizar el software, por lo que no le funciona. Cambiarlo le costará tiempo y dinero, pero el nuevo software también requerirá que lo aprenda. El problema puede ser que tenga el software incorrecto, pero no puede saberlo hasta que realmente aprenda cómo funciona.
Esto no solo se aplica al software.
Intente esto la próxima vez que esté en una reunión: haga una pausa y pregúntese: «¿Cuáles son las posibilidades si les pregunto a todos los que participan en esta reunión qué problema estamos tratando de resolver, que den la misma respuesta?» Su problema no se puede plantear en forma de una pregunta de opción múltiple: ¿vamos a tomar la decisión A, B o C. Esa es una decisión sobre soluciones? Quiero saber qué se supone que resuelven esas posibles soluciones. Esto también suena muy obvio, pero te digo que sucede todo el día, todos los días en los negocios.
La gente corre aplicando soluciones a problemas mal definidos. Los propietarios y gerentes se sienten frustrados con la alta actividad y los bajos resultados.
Pausa. Defínalo. Discute sobre el problema. Haga preguntas aclaratorias. Definir términos. Intente replantear el problema con sus propias palabras. Pregunte a los demás en la reunión si están de acuerdo con su interpretación.
Esto puede tardar menos de cinco a 10 minutos. Sabe lo que sucede cuando un problema está bien definido: hay más y mejores soluciones disponibles. A medida que define el problema de manera más específica, está desencadenando más y más soluciones potenciales. Encontrar soluciones no es una carrera. El equipo que implementa la solución incorrecta rápidamente pierde cada vez. Invertir en la definición y alineación del problema es una inversión contra la solución incorrecta.
Por ejemplo, los clientes se quejan de que se tarda demasiado en obtener un presupuesto. El personal de ventas está utilizando largos» tiempos de entrega estimados» como una excusa de por qué no están cumpliendo con sus cuotas.
Una reacción instintiva a esto podría ser(hablando por experiencia), ¡Ventas deben hacer sus propias estimaciones!
Esa es una posible solución. Tú y tu equipo podrían correr para que eso suceda. Le sugiero que profundice en todas las razones por las que la estimación lleva mucho tiempo primero. Comprenda la carga puede reducir en gran medida los tiempos de turno en una tarea simplemente reduciendo la carga del equipo entre un 20% y un 30%.
Entonces, tal vez tu respuesta sea descubrir cómo no ¿Tiene que estimar al menos el 20-30% de los puestos de trabajo que se estiman hoy? Tal vez implemente precios de lista de precios para trabajos comúnmente reordenados, evitando así el grupo de estimación por completo. Los estimadores tienen entre un 20% y un 30% menos de trabajo y pueden reducir sus tiempos de respuesta. Sumérjase en el problema, sienta curiosidad (no juzgue), aprenda sobre el proceso y luego, y solo entonces, comience a experimentar con soluciones.
Haz pequeños experimentos. Mide antes y después. Enjuague y repita hasta que obtenga la métrica principal de su negocio a un nivel aceptable.
Las posibles soluciones son fáciles de conseguir, especialmente cuando las crean personas (por ejemplo, propietarios, gerentes) que están desconectadas del nivel de esfuerzo para implementarlas.
Mantenga sus soluciones hasta que realmente comprenda el problema
y usted y su equipo estén alineados sobre lo que están tratando de resolver. El cómo debería llegar más tarde, cuando tenga muchas más posibilidades de tener un vínculo directo con el qué.
Traducido por GRAFIX Digital, con autorización de WhatTheyThink.
Fuente: whattheythink.com