La automatización consiste en cambiar un proceso empresarial. Concéntrese en el proceso empresarial, involucre a las personas que operan el proceso empresarial hoy. Mantenga la automatización total como objetivo, impulse la mejora incremental como estrategia.
Una de las principales razones para invertir en software empresarial de impresión es hacer que su empresa de impresión sea más eficiente. La palabra de moda que suele aparecer en cualquier conversación sobre eficiencia es la automatización. ¿Por qué hacer algo mejor cuando no puede hacerlo en absoluto, es decir, hacerlo automáticamente por arte de magia a través de la automatización?
Eficiente y automatizado son adjetivos. Un adjetivo requiere un sujeto. El sujeto es siempre el proceso empresarial. Un proceso empresarial es una serie de pasos que se realizan repetidamente para lograr algún resultado (por ejemplo, procesamiento de pedidos, aprobación de artes, cierre del mes, etc.). que hace que un proceso empresarial sea más eficiente o automatizado. A todo el mundo le encanta hablar de automatización, pero nos resistimos a hablar del proceso empresarial en sí. Hace poco estuve en una llamada sobre «automatización» y lo primero que salió de la boca de cada persona en la llamada fue la automatización total como objetivo. Lo entiendo. Ojalá pudiera automatizar por completo muchas cosas en mi negocio. El objetivo es válido. Esta conversación fue sobre la automatización de un proceso que estaba cambiando drásticamente debido a la introducción de un nuevo software. Entonces, hice lo que pensé que sería una pregunta razonable para los participantes en la conversación: ¿ya has probado el proceso manual? Recibí muchos rechazos como si no entendiera y estuviera perdiendo el tiempo. La gente empezó a explicarme una y otra vez que su objetivo era la automatización.
Entiendo las metas.
También entiendo que no puedes llegar a una meta sin entender dónde diablos estás ahora. Es como consultar un mapa. Quieres llegar a un destino, pero debes tener un punto de partida. En el mundo de los procesos empresariales automatizados, su punto de partida es el proceso tal como está ahora. ¡Uno de los otros problemas con mi llamada reciente fue que no había nadie en la llamada que participara en el proceso manual actual! Todos podemos aprender de esta experiencia; aquí están los dos primeros puntos de aprendizaje:
- Es necesario comprender el proceso actual para automatizarlo.
- Invite a la reunión al menos a un recurso que participe activamente en el proceso actual.
Todo el aprendizaje ocurre al detallar el proceso manual actual en toda su ineficiente GLORIA. ¿Qué es la automatización sino eliminar pasos? Debes tener los pasos definidos para saber cuáles puedes eliminar.
Otra historia divertida sobre la automatización: nunca intente documentar el proceso manual actual con un propietario que tiene una capacidad de atención extremadamente corta. No es divertido. El proceso manual es tedioso, aburrido y frustrante si eres honesto. Me encanta. Me encanta documentar todas las tonterías que están sucediendo ahora porque demuestra que hay mucho margen de mejora. Para la mayoría de los procesos empresariales, no necesita ningún software nuevo o inteligencia artificial para realizar mejoras. Solo necesita algo de tiempo dedicado bajo el liderazgo adecuado con su equipo para detallar los pasos que ocurren hoy. Su equipo tendrá las MEJORES ideas sobre cómo mejorar el proceso; lo están viviendo todos los días. Usted sabe lo que sucede cuando involucra a su equipo en la mejora del proceso: ¡son dueños de la solución, en lugar de resistirla!
Aquí está el trato. La automatización no es algo único, es algo incremental. La mayoría de los procesos empresariales nunca llegarán a la automatización completa, pero eso no significa que no puedan ser mucho más eficientes. La automatización sigue siendo su objetivo, mejorar su eficiencia se convierte en su camino. La estrategia son los pasos que da entre donde se encuentra ahora y donde quiere estar. Si eres un fanático del fútbol, piensa en la automatización completa como la zona de anotación y cada paso incremental como un primer intento (en la dirección correcta). Algunos pasos se sentirán como un pase de 40 yardas, otros se sentirán como una yarda corriendo por el medio del otro equipo. Para los procesos empresariales que realiza todos los días, alguien en su empresa debe estar a cargo de documentar cómo sucede hoy y cuáles son los pasos incrementales que está tomando para mejorarlo. Con demasiada frecuencia seguimos agregando pasos a los procesos sin ningún tipo de supervisión. Un proceso al que se le agregan pasos constantemente se vuelve engorroso y burocrático. Su negocio se ralentiza y requiere más personas para producir cada incremento de valor.
¿Qué es su negocio que no sea una colección de procesos? Deje de enfocarse en la “automatización” de la solución y comience a enfocarse en los procesos porque ahí es donde está toda la oportunidad. Cuando define todos sus procesos y le da a cada proceso un «propietario», alguien que se encarga de optimizarlo, todo su negocio funciona mejor. Cuando los procesos están documentados, también le resulta mucho más fácil lidiar con la rotación del personal o las interrupciones del personal. Si todos sus procesos existen solo en las cabezas de sus empleados, hace que sea difícil usar ese proceso cuando ese empleado se va o está enfermo.
La automatización es sexy, vende. Tenga cuidado cuando invierta en la «promesa de la automatización». No importa qué tan buena sea la solución, no se implementa por sí sola. Para obtener el ROI de la automatización, normalmente debe realizar la transición de su proceso empresarial actual al nuevo «más automatizado». Esta transición es donde fallan la mayoría de las iniciativas de automatización. Las inversiones se hacen con promesas de ser fáciles, indoloras y rápidas (más adjetivos) que no eliminan el requisito de que su gente pase de hacer lo que ha estado haciendo a hacer algo diferente y más eficiente.
Fuente: whattheythink.com